การเอาท์ซอร์สเป็นกลยุทธ์ทางธุรกิจทั่วไป องค์กรว่าจ้างหน่วยงานภายนอก กิจกรรม กระบวนการ และความรับผิดชอบในการตัดสินใจให้กับผู้ให้บริการภายนอก การเอาท์ซอร์สทำได้ผ่านข้อตกลงสัญญากับผู้ขายที่รับความเสี่ยงและความรับผิดชอบในด้านคุณภาพ การจัดการบุคลากร กระบวนการ และบริการของฟังก์ชันทางธุรกิจ การเอาท์ซอร์สช่วยลดค่าใช้จ่ายในองค์กร
เหตุใดองค์กรจึงใช้บริการจากภายนอก
องค์กรจ้างเหมาภายนอกเพื่อให้พวกเขาสามารถลดต้นทุนการดำเนินงานและมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่ธุรกิจหลักของตน การเอาท์ซอร์สทำให้องค์กรสามารถว่าจ้างบุคคลภายนอกให้ทำหน้าที่ทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจ้างฟังก์ชันบัญชีเงินเดือนจากภายนอกได้ในขณะที่เก็บฟังก์ชันบัญชีที่เหลือไว้ภายในองค์กร
การเอาท์ซอร์สสามารถเป็นส่วนหนึ่งของความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์เพื่อลดต้นทุนและปรับปรุงการบริการลูกค้าและคุณภาพ สามารถยืดหยุ่นและใช้สำหรับการแก้ปัญหาแบบถาวรหรือเป็นการจัดเตรียมชั่วคราวเพื่อเรียนรู้เทคนิคที่ได้รับการปรับปรุง ออกแบบผลิตภัณฑ์ที่ผิดพลาดใหม่ หรือเชื่อมช่องว่างด้านบุคลากร
ธุรกิจควรมองหาโอกาสในการว่าจ้างบุคคลภายนอกและพื้นที่ที่มีศักยภาพภายในองค์กรเพื่อพิจารณาว่าควรพิจารณาจ้างงานจากภายนอกทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนหรือไม่
ทุกองค์กรมีความแตกต่างกันและอาจมีความต้องการบริการจากภายนอกที่แตกต่างกันไป ฟังก์ชันการดำเนินงานทั่วไปบางอย่างที่สามารถว่าจ้างจากภายนอกได้ ได้แก่:
- การบัญชี
- สนับสนุนลูกค้า
- การจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก
- ทรัพยากรมนุษย์
- เทคโนโลยีสารสนเทศ
- ถูกกฎหมาย
- การผลิต
- การตลาด
- ปฏิบัติตามคำสั่ง
- บัญชีเงินเดือน
ข้อดีของการเอาท์ซอร์ส
โฟกัสธุรกิจหลัก
องค์กรที่จ้างหน่วยงานภายนอกในการดำเนินงานมีความสามารถที่จะมุ่งเน้นไปที่ธุรกิจหลักและสิ่งที่พวกเขาถนัด เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น พวกเขาจำเป็นต้องจัดการกับหน้าที่ทางธุรกิจนอกเหนือไปจากความเชี่ยวชาญของตน ความเป็นผู้นำใช้เวลาและพลังงานเพื่อพยายามเรียนรู้และจัดการระบบหรือหน้าที่ที่พวกเขาอาจไม่รู้อะไรเลย สิ่งที่ทำให้ไขว้เขวนี้สามารถนำไปสู่การมุ่งเน้นไปที่ธุรกิจหลักของพวกเขา ตัวอย่างนี้อาจเป็นร้านขายของชำที่เพิ่มบริการให้เช่าวิดีโอให้กับธุรกิจของตน หากร้านค้าให้ความสำคัญกับการดำเนินการด้านวิดีโอมากเกินไป พวกเขาอาจสูญเสียความสนใจไปที่ร้านขายของชำซึ่งเป็นธุรกิจหลักของพวกเขา
ประหยัดค่าใช้จ่าย
การประหยัดต้นทุนอาจมีความสำคัญกับฟังก์ชันทางธุรกิจจากภายนอก การประหยัดอาจเป็นค่าชดเชย การตั้งค่าการผลิต หรือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่สำนักงาน การประหยัดเหล่านี้เป็นการเพิ่มทรัพยากรที่สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่นได้
ปรับปรุงคุณภาพ
คุณภาพสามารถปรับปรุงได้โดยใช้ผู้ขายที่มีความเชี่ยวชาญและเฉพาะทางสำหรับบางฟังก์ชัน ตัวอย่างนี้อาจจ้างหน่วยงานดูแลทรัพย์สินภายนอก ผู้ให้บริการดูแลทรัพย์สินมักจะมีความพร้อมมากกว่าสำหรับการตรวจสอบสิ่งอำนวยความสะดวก การว่าจ้าง และการฝึกอบรมที่อาจไม่มีให้หากทำในบริษัท
คะแนนความพึงพอใจของลูกค้าที่สูงขึ้น
โดยทั่วไป ข้อตกลงของผู้ขายจะรับประกันคุณภาพและบริการในระดับหนึ่งซึ่งอาจยากต่อการจัดการภายในองค์กร ตัวอย่างนี้อาจเป็นกรณีที่ผู้ดูแลโทรมาลาป่วย เป็นความรับผิดชอบของผู้ขายในการหาคนมาแทนเพื่อให้เป็นไปตามข้อตกลงตามสัญญา
ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน
ความเชี่ยวชาญของผู้จำหน่ายมอบระดับประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นซึ่งสามารถส่งมอบการตอบสนองที่รวดเร็วขึ้นและคุณภาพในระดับที่สูงขึ้น กระบวนการของผู้ขายเฉพาะเหล่านี้สามารถมีประสิทธิภาพมากขึ้นเนื่องจากเป็นธุรกิจหลักของผู้ขาย
ข้อเสียของการเอาท์ซอร์ส
คุณภาพการบริการ
สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีระดับคุณภาพการบริการที่สามารถวัดได้ซึ่งเขียนไว้ในข้อตกลงของผู้จำหน่าย เป็นเรื่องปกติที่ผู้ขายจะละทิ้งระดับบริการที่วัดได้เหล่านี้ไว้นอกเหนือข้อตกลงเพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย
ความเสี่ยงด้านคุณภาพ
การเอาท์ซอร์สทำให้องค์กรมีความเสี่ยงด้านการประชาสัมพันธ์ กฎหมาย และความเสี่ยงด้านคุณภาพที่อาจเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น หากรถยนต์มีชิ้นส่วนที่ผิดพลาดและถูกเรียกคืน และชิ้นส่วนที่ผิดพลาดนั้นได้รับการว่าจ้างจากภายนอก ผู้ผลิตรถยนต์ยังคงแบกรับภาระในการแก้ไขปัญหา ผู้ขายจะต้องแก้ไขปัญหา แต่การรับรู้ของสาธารณชนในแง่ลบจะต้องได้รับการแก้ไขโดยผู้ผลิต
อุปสรรคด้านภาษา
เมื่อศูนย์บริการลูกค้าได้รับการว่าจ้างจากภายนอกไปยังประเทศที่พูดภาษาอังกฤษไม่คล่อง อาจมีอุปสรรคด้านภาษา ความไม่พอใจของลูกค้าสามารถเกิดขึ้นได้เมื่อตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้ามีสำเนียงที่ชัดเจนซึ่งยากต่อการเข้าใจ
ความคิดเห็นของประชาชน / พนักงาน
อาจมีความเห็นอกเห็นใจจากสาธารณชนและพนักงานสำหรับพนักงานที่ตกงานซึ่งขณะนี้ได้รับการว่าจ้างจากภายนอก เรื่องนี้เป็นเรื่องละเอียดอ่อนและต้องจัดการด้วยความเห็นอกเห็นใจและไหวพริบ การสื่อสารการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวจำเป็นต้องวางกลยุทธ์ทางการทูตเพื่อลดผลกระทบเชิงลบ
ความรู้โดยปริยาย
พนักงานเอาท์ซอร์สไม่ได้แบ่งปันความรู้โดยปริยายและความหลงใหลในองค์กรเช่นเดียวกับพนักงานประจำ เมื่อพนักงานภายนอกติดต่อกับลูกค้า พวกเขาอาจมีฐานความรู้ขององค์กรไม่เท่ากัน
ปัญหาแรงงานจัด
กลุ่มแรงงานมีความรู้สึกที่แข็งแกร่งและต่อต้านการว่าจ้างบุคคลภายนอกไปยังประเทศอื่น กลุ่มผู้สนับสนุนแรงงานต่อต้านแนวทางการจัดการนี้ ซึ่งถูกมองว่าส่งผลให้มาตรฐานการครองชีพต่ำลงและสภาพการทำงานแย่ลง การรับรู้นี้อาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานเนื่องจากตอบสนองต่อการจ้างบริษัทภายนอก
ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎหมาย
จำเป็นต้องมีการจัดการฟังก์ชันภายนอกเพื่อให้มั่นใจถึงความปลอดภัยของระบบและการปฏิบัติตามกฎหมาย กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยหรือการปฏิบัติตามกฎหมายควรได้รับการระบุอย่างเป็นทางการผ่านเอกสาร ตัวอย่างเช่น เจ้าหน้าที่สนับสนุนลูกค้าภายนอกอาจเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับของลูกค้าซึ่งอาจนำไปใช้ในทางที่ไม่เหมาะสมได้
การลดแรง
การเลิกจ้างพนักงานอาจเป็นผลมาจากการเอาท์ซอร์ส กลยุทธ์ที่วางแผนไว้อย่างดีสำหรับการเอาท์ซอร์สจะทำผ่านการขัดสีและมอบหมายงานใหม่ อาจเป็นเรื่องยาก แต่สามารถช่วยชดเชยปัญหาด้านขวัญกำลังใจกับพนักงานที่เหลืออยู่ได้
องค์กรต่างๆ ควรมีการวางแผนกลยุทธ์และวางแผนสำหรับการเอาต์ซอร์สฟังก์ชันของธุรกิจของตนมาอย่างดี สิ่งสำคัญคือต้องเรียกร้องคำขอข้อเสนอ (RFP) อย่างน้อยสามรายการเพื่อให้แน่ใจว่าจะใช้ทรัพยากรได้ดีที่สุด