เพิ่มเวลาของคุณให้สูงสุด: 10 เคล็ดลับเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด

1) รู้จักรูปแบบการทำงานและใช้เครื่องมือและระบบที่ตรงกัน หากคุณทำงานร่วมกับเทคโนโลยีได้ดี ให้ใช้คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ และแอปสำหรับการจัดกำหนดการและองค์กรของคุณ หากคุณเป็นคนที่มองเห็นได้ ให้ลองใช้ปฏิทินกระดาษและรายการสิ่งที่ต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร หากคุณเป็นคนที่มีมนุษยสัมพันธ์ดี ให้พัฒนาทีมรอบตัวคุณเพื่อเสริมจุดแข็งของคุณ หากคุณทำงานคนเดียว ให้หาเวลามีสมาธิและปราศจากสิ่งรบกวน หากคุณเป็นคนตื่นเช้า ให้ลงมือทำงานที่สำคัญที่สุดตั้งแต่เช้าตรู่

2) ใช้หนึ่งปฏิทิน บางครั้งผู้คนจะมีปฏิทินหลายรายการ: ปฏิทินหนึ่งสำหรับครอบครัว ปฏิทินหนึ่งสำหรับทำงาน อีกหนึ่งปฏิทินสำหรับการนัดหมายส่วนตัว เก็บหนึ่งปฏิทินสำหรับทุกสิ่ง ใช้สีหรือสไตล์ประเภทต่างๆ เพื่อแยกหมวดหมู่ โดยส่วนตัวแล้ว ฉันมองเห็นได้ชัดเจนและจดจำสิ่งต่างๆ ได้ดีขึ้นเมื่อจดบันทึก ดังนั้นฉันจึงมีปฏิทินกระดาษสำหรับการนัดหมายของฉัน แต่เนื่องจากความจำเป็นในการสื่อสารแบบไดนามิก ฉันจึงมีปฏิทิน Google เพื่อรองรับการจัดกำหนดการของฉัน ซึ่งอาจดูเหมือนสองปฏิทิน อย่างไรก็ตาม ปฏิทินนี้เป็นกระจกเงาของกระดาษและมีทุกอย่างอยู่บนนั้น แม้ว่าจะเป็นงานพิเศษที่จะมีทั้งสองอย่าง แต่ก็เป็นปฏิทินเดียว (กระดาษหรือดิจิทัล) ที่มีข้อมูลทั้งหมด

3) ทำรายการสิ่งที่ต้องทำในตอนท้ายของแต่ละวัน จิตใจของคุณจะเริ่มทำงานตามปกติเมื่อคุณนอนหลับ เมื่อคุณตื่นขึ้น คุณก็พร้อมที่จะทำงาน มีประสิทธิผลและเป็นระเบียบมาก ประเมินว่าแต่ละงานจะใช้เวลาเท่าไร และระบุเฉพาะรายการสิ่งที่ต้องทำในวันถัดไปว่าสมควรจะทำสิ่งใดให้เสร็จ

4) “กินกบของคุณก่อน” แนวคิดของ Brian Tracy*: ทำสิ่งที่ยากที่สุดที่คุณต้องทำตลอดทั้งวันก่อนที่จะทำอย่างอื่น การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณรู้สึกถึงความสำเร็จในการมี “ภาระ” อยู่เบื้องหลังและมีแรงผลักดันในการทำงานที่เหลือให้สำเร็จ

5) มีเป้าหมายที่ชัดเจน เขียนลงและอ่านทุกวัน เมื่อคุณมีเป้าหมาย คุณจะรู้ว่าต้องโฟกัสอะไรและพยายามไปให้ถึง หากคุณไม่มีสิ่งนี้อยู่ในหัวของคุณ มันเป็นเรื่องง่ายที่จะจมอยู่กับสิ่งที่เร่งด่วนของวันหรือติดอยู่กับการโต้ตอบกับอีเมล โทรศัพท์ การขัดจังหวะ และเหตุฉุกเฉินของผู้อื่น

6) มี “พลังงานชั่วโมง” กำหนดหนึ่งชั่วโมงในแต่ละวันเพื่อปิดประตู ปิดอีเมล ปิดเสียงกริ่งโทรศัพท์ และป้องกันตัวเองจากการขัดจังหวะ มีโครงการที่เลือกไว้ล่วงหน้าที่คุณจะทำงานในช่วงเวลานี้เท่านั้น อย่าลืมเข้าห้องน้ำ หาเครื่องดื่ม และทำทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ออกไปไหนเมื่อเริ่มชั่วโมงนี้ ให้เวลาตัวเอง 30 นาทีหลังจากชั่วโมงนี้เพื่อโทรกลับ ส่งอีเมล และดูแลคนที่คุณต้องติดตามงานที่คุณพลาดไปในช่วง POWER HOUR

7) สัมผัสเพียงครั้งเดียว ซึ่งหมายถึงอีเมล จดหมาย เอกสาร ฯลฯ สัมผัสและตัดสินใจ ตะไบ โยน หรือวางไว้ในที่สำหรับดำเนินการ ถังคัดแยกมีประโยชน์สำหรับเรื่องนี้ ถังคัดแยกมักจะมีป้ายชื่อ เช่น อ่านแล้ว ไฟล์ ทำในสัปดาห์นี้ ด่วน ใบเรียกเก็บเงิน ฯลฯ นอกจากนี้ หากหัวเรื่องในอีเมลของคุณถูกต้อง ทั้งคุณและผู้รับจะค้นหาอีเมลเจอได้ง่าย โฟลเดอร์กระดาษ ซอฟต์ก๊อปปี้ (คอมพิวเตอร์) และอีเมลควรมีป้ายกำกับที่ตรงกัน

8) มีนิสัยประจำวัน หลังจากที่คุณพัฒนากิจวัตรของสิ่งต่างๆ ที่เรียบง่ายแต่สำคัญ ร่างกายของคุณจะทำสิ่งนั้นเองตามธรรมชาติ สิ่งนี้สำคัญเพราะเราสามารถหันเหความสนใจจากกิจวัตรประจำวันของเราและใช้มันเป็นสิ่งชั่วร้ายในการขัดจังหวะ ผัดวันประกันพรุ่ง และยืดเยื้อสิ่งที่สำคัญซึ่งจำเป็นต้องทำให้เสร็จจริงๆ หากคุณเริ่มต้นวันใหม่อย่างถูกต้อง คุณจะพร้อมทำงานเร่งด่วนและสำคัญเหล่านั้น เพิ่มผลผลิตในแต่ละวันของคุณ

9) การเตรียมการล่วงหน้า คุณเคยประหลาดใจกับรายการทำอาหารที่พวกเขาทำอาหารที่ซับซ้อนใน 10 นาทีได้อย่างไร? ตกลง ส่วนหนึ่งคือเวลาทีวีที่แก้ไขแล้ว แต่ก็มีทุกอย่างที่เตรียมไว้ล่วงหน้าสำหรับการประกอบอย่างรวดเร็ว ทำไมไม่ทำเหมือนกัน? เตรียมแพ็กเก็ตข้อมูลและโฟลเดอร์ไคลเอ็นต์ใหม่ เปลี่ยนเอกสารทั่วไปเป็นเทมเพลต ตั้งค่ากลุ่มอีเมล/รายชื่อการแจกจ่ายสำหรับทีม ฯลฯ

10) เพิ่มประสิทธิภาพระบบรถยนต์ ฟังหนังสือเสียงเพื่อเพิ่มเวลาในการใช้กระจกหน้ารถให้สูงสุดและเรียนรู้ มีถังขยะไว้ใส่ของสำคัญ แทนที่จะวางไว้ทั่วรถ มีถุงขยะให้จับเป็นลิตร พกขวดน้ำไว้ในรถเสมอ ภาวะขาดน้ำทำให้อ่อนเพลีย ความจำเสื่อม และมีสมาธิต่ำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ติดต่อของคุณพกพาได้ (เช่น โทรศัพท์ สมุดวางแผน สมุดแฟ้มนามบัตร) เพื่อให้คุณสามารถเก็บผู้คนและหมายเลขไว้ที่ปลายนิ้วของคุณ (เพื่อให้คุณสามารถโทรหาได้หากคุณไปสาย รถติด ฯลฯ) เพลิดเพลินกับการผ่อนคลาย หายใจ และใช้เวลาระหว่างวันในขณะขับรถ (แทนที่จะทำความสะอาด คุยโทรศัพท์ ฯลฯ)

เมื่อคุณใช้กลยุทธ์การเพิ่มผลผลิตง่ายๆ สองสามข้อและพัฒนาให้เป็นนิสัยที่ช่วยประหยัดเวลา คุณจะได้รับประโยชน์อย่างรวดเร็วจากเวลาและพลังงานที่มากขึ้น และผลผลิตโดยรวมที่เพิ่มขึ้น

*เทรซี่, ไบรอัน. กินกบตัวนั้น! 21 วิธีหยุดการผัดวันประกันพรุ่งและทำงานให้เสร็จได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง ซานฟรานซิสโก: แบร์เรตต์-โคห์เลอร์, 2544