เปลี่ยนการประชุมเป็นการรวบรวมพลังแห่งการเพิ่มผลผลิต

ทุกคนต้องเข้าร่วมหรือเป็นผู้นำการประชุมในบางครั้ง แต่ไม่ใช่ว่าการประชุมทั้งหมดจะถูกสร้างขึ้นมาอย่างเท่าเทียมกัน มีกี่คนที่กลัวการไปประชุมกับการประชุมเฉพาะ มีกี่คนที่รู้สึกว่าการเข้าร่วมการประชุมเป็นการเสียเวลา? มีใครคิดว่าการประชุมจะให้ผลลัพธ์ที่ต้องการจริง ๆ หรือไม่? การประชุมจะมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นได้อย่างไร

เนื่องจากทุกคนต้องไปประชุม การประชุมเหล่านั้นควรเป็นสิ่งที่ผู้คนให้ความสำคัญและรอคอยที่จะเข้าร่วมหรือไม่ การทำงานร่วมกันในการประชุมต้องมีการประสานงานและความร่วมมือที่จำเป็นจากทุกทีม เหตุใดทีมจึงไม่ควรรู้สึกว่าการประชุมแต่ละครั้งเป็นการชุมนุมเพื่อให้กำลังใจซึ่งนำไปสู่การทำงานหรือเกม และแน่นอนว่าได้รับชัยชนะในท้ายที่สุด

มีคำตอบที่แตกต่างกันมากมายสำหรับคำถามข้างต้นและวิธีการที่แนะนำมากมาย อย่างไรก็ตาม หากมองอย่างใกล้ชิดในแต่ละข้อ สิ่งที่ดีทั้งหมดมีองค์ประกอบที่แนะนำสี่ประการที่เหมือนกัน องค์ประกอบทั่วไปเหล่านี้ประกอบขึ้นเป็น รา!รา! เข้าใกล้ ซึ่งย่อมาจาก บทบาท กำหนดการ บันทึก และการดำเนินการ. แน่นอนว่ามีปัจจัยมากกว่าสี่ประการสำหรับการประชุมที่ยอดเยี่ยมและ RA!RA! วิธีการครอบคลุมมากขึ้น แต่อย่างน้อยสี่วิธีนี้สามารถเปลี่ยนการประชุมที่ไม่มีประสิทธิผลให้เป็นการประชุมที่มีประสิทธิผล มาดูมุมมองระดับสูงของ RA!RA! แนวทางและวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพและผลผลิตของการประชุม

ก่อนการประชุม:

• ขั้นตอนแรกในการวางแผนการประชุมคือการมอบหมายบทบาทที่จำเป็นเพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น โดยทั่วไปแล้วการประชุมจะต้องมีผู้นำหรือผู้อำนวยความสะดวกและผู้บันทึก (หรือที่เรียกว่าผู้บันทึก) เป็นบทบาทขั้นต่ำ หากทีมยังใหม่ต่อการประชุม ผู้อำนวยความสะดวกที่ผ่านการฝึกอบรมจะมีประโยชน์ในการฝึกสอนทีมไปสู่แนวทางปฏิบัติในการประชุมที่ดี อาจรวมบทบาทอื่น ๆ ตามที่ทีมหรือผู้นำเห็นสมควร

• ขั้นตอนต่อไปคือให้ผู้นำหรือผู้อำนวยความสะดวกกำหนดวาระ (แผนเกม) สำหรับการประชุม ร่างคร่าวๆ ของวาระการประชุมอาจถูกกำหนดขึ้นโดยทีมในการประชุมครั้งก่อนหรือโดยหัวหน้าสำหรับการประชุมครั้งใหม่ วาระการประชุมที่กำหนดควรรวมถึงหัวข้อที่จะกล่าวถึง ผู้ที่จะนำเสนอหรืออภิปราย และกำหนดเวลาต่อหัวข้อ เมื่อการแจ้งเตือนการประชุมถูกส่งออกไป ให้รวมวาระการประชุมที่เสนอไว้ และหากมีการประชุมครั้งก่อน ให้รวมการดำเนินการที่ค้างอยู่

ระหว่างการประชุม:

• ในช่วงเริ่มต้นของการประชุมควรมีการทบทวนบทบาทและระเบียบวาระการประชุมอย่างรวดเร็ว ทีมควรยอมรับสิ่งเหล่านี้เนื่องจากมีการใช้บทบาทและวาระการประชุมเพื่อให้การประชุมเป็นไปตามกำหนดเวลา หัวข้อที่กำหนด และทำให้ทีมทำงานด้วยความร่วมมือและความพยายามในการประสานงาน

• ตลอดการประชุม ผู้อำนวยความสะดวก ผู้นำ หรือผู้บันทึกจะบันทึกรายการการอภิปราย การตัดสินใจที่ได้รับ และการดำเนินการที่จะดำเนินการนอกการประชุมหรือในการประชุมครั้งถัดไป

• ในตอนท้ายของการประชุม ทีมจะตรวจสอบรายการของการดำเนินการและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดแต่ละรายการให้กับบุคคลพร้อมกับวันที่ครบกำหนด หากมีการวางแผนการประชุมติดตามผล ทีมอาจร่างวาระเบื้องต้นสำหรับการประชุมครั้งต่อไป วาระเบื้องต้นจะได้รับการกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติมโดยวิทยากรหรือผู้นำก่อนการประชุมครั้งต่อไป

หลังการประชุม:

• เมื่อการประชุมเสร็จสิ้น ผู้บันทึกจะพิมพ์และแจกจ่ายรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการเพื่อเป็นบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้น บันทึกมีความสำคัญสำหรับการตรวจสอบการอภิปรายที่ผ่านมาและตรวจสอบการตัดสินใจที่เกิดขึ้นและเหตุผล บันทึกควรรวมถึงวาระการประชุมเดิมที่ด้านบน และการมอบหมายการดำเนินการและวาระการประชุมครั้งถัดไปที่ด้านล่าง

• การมีการดำเนินการในบันทึกเป็นการเตือนสมาชิกในทีมว่าพวกเขาต้องทำอะไรต่อไป หากแต่ละคนมีการกระทำที่ต้องทำให้สำเร็จ พวกเขาจะรู้ว่าเมื่อใดจะต้องทำ

ในครั้งต่อไปที่มีการวางแผนการประชุม ให้เริ่มแนะนำองค์ประกอบทั้งสี่ของ รา!รา! วิธีการ: บทบาท กำหนดการ บันทึก และการดำเนินการ ด้วยการยอมรับแต่ละองค์ประกอบเป็นบรรทัดฐานในการประชุมทีมใด ๆ ทีมจะไม่เพียงสังเกตเห็นความแตกต่างในด้านประสิทธิภาพเท่านั้น พวกเขาจะรู้ว่าพวกเขามีประสิทธิภาพมากขึ้นและจะเริ่มสนุกกับการประชุมมากขึ้น ยิ่งการประชุมสนุกสนานและมีประสิทธิภาพมากเท่าใด ผู้คนก็ยิ่งเต็มใจที่จะเข้าร่วมและติดตามโดยดำเนินการตามที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้น

หมายเหตุ: ข้อมูลส่วนใหญ่ในบทความนี้ดัดแปลงมาจากหนังสือชื่อ “RA!RA! A Meeting Wizard’s Approach”