เราเคยได้ยินคนพูดว่าในแต่ละวันมีชั่วโมงไม่เพียงพอเมื่อพวกเขาต้องผ่านช่วงเวลาที่วุ่นวายเป็นพิเศษในที่ทำงาน หรือพวกเขายุ่งจนไม่รู้ว่าวันๆ นี้หายไปไหน น่าเสียดายที่เราไม่สามารถควบคุมเวลาได้ เวลาเก้าโมงถึงตีห้าจะเท่ากันทุกวัน อย่างไรก็ตาม หากเราจัดการเวลาที่เรามีได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เราก็จะสามารถรีดประสิทธิภาพได้มากขึ้นในแต่ละวัน
การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมีประโยชน์หลายประการ มันสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ เพิ่มสถานะของคุณในสายตาของนายจ้างของคุณ และถ้าคุณอยู่ในโครงการโบนัส ให้นำเงินมาเพิ่ม ดังนั้น เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ ต่อไปนี้เป็นหกวิธีที่คุณสามารถช่วยให้ตารางเวลาประจำวันของคุณมีประสิทธิผลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
1: วิเคราะห์
ดูว่าตารางเวลาประจำวันของคุณมีการวางแผนอย่างไร และมองหาพื้นที่ที่คุณสามารถประหยัดเวลาได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องโทรหาใครบางคนที่ยากจะจับได้ ให้ส่งอีเมลหาเขาหลังจากพยายามครั้งแรกแล้วทำสิ่งอื่นต่อไป ถามตัวเองว่าการประชุมแบบตัวต่อตัวที่จะรวมเวลาขับรถหนึ่งชั่วโมงในแต่ละวันของคุณนั้นจำเป็นจริงๆ หรือไม่ สามารถทำได้ทางโทรศัพท์หรืออีเมลแทนหรือไม่ ตั้งเป้าหมายเสมอที่จะลดปริมาณงานที่ไม่จำเป็นที่คุณทำ และใช้เวลาว่างนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
2: จัดระเบียบ
วันทำงานของคุณหมดไปกับการค้นหาไฟล์หรือค้นหาหมายเลขโทรศัพท์มากแค่ไหน? พนักงานที่มีประสิทธิภาพจะช่วยประหยัดเวลาได้ทุกวันโดยรู้ว่าทุกอย่างอยู่ที่ไหน คุณควรสละเวลาเพื่อจัดระเบียบระบบจัดการไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บทุกสิ่งที่คุณมีไว้ในตำแหน่งที่ถูกต้อง ทำเช่นนี้และห้านาทีที่คุณเสียเวลาไปกับการค้นหาจดหมาย ตอนนี้อาจกลายเป็นห้านาทีที่คุณใช้เวลาเขียนจดหมาย
3: จัดลำดับความสำคัญ
คุณต้องทำสี่งานต่อไปนี้ในเช้าวันนี้ แต่งานไหนที่คุณควรทำก่อน?
A: จิ้มนมหน่อย
B: ตรวจสอบอีเมลของคุณ
C: โทรหาหน่วยดับเพลิงเพราะห้องครัวของสำนักงานถูกไฟไหม้
D: โพสต์การ์ดวันเกิดของป้าเอมิลี่
คำตอบนั้นชัดเจนอย่างเห็นได้ชัด แต่ก็แสดงให้เห็นถึงพื้นฐานของการจัดลำดับความสำคัญของภาระงาน ทุกเช้าคุณควรตรวจสอบรายการสิ่งที่ต้องทำและจัดภาระงานตามความเร่งด่วนของแต่ละงาน เข้าร่วมการรอคอยลูกค้าที่รออยู่หรือเส้นตายที่ใกล้เข้ามาก่อน และทิ้งงานเล็กๆ น้อยๆ ไว้จนกว่าสิ่งสำคัญจะหมดไป การจัดลำดับความสำคัญของภาระงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญในการจัดการเวลาที่ดี
4: เพิ่มประสิทธิภาพ
คุณควรใช้เครื่องมือใด ๆ อย่างเต็มที่ที่สามารถช่วยให้คุณเสียเวลาให้เหลือน้อยที่สุด โปรแกรมต่างๆ เช่น Microsoft Outlook สามารถกำหนดเวลาวันของคุณ และแจ้งเตือนคุณล่วงหน้าถึงการนัดหมายที่ใกล้เข้ามา หากคุณต้องออกไปข้างนอกบ่อยๆ เพียงแค่จัดเก็บการแจ้งเตือนสำหรับเหตุการณ์สำคัญไว้ในโทรศัพท์มือถือของคุณ คุณควรแน่ใจว่าคุณเป็นคนตรงต่อเวลาเสมอ
5: ย่อเล็กสุด
เมื่อทำงานสำคัญ คุณจะทำงานได้ดีขึ้นหากคุณมีสมาธิอย่างเต็มที่ ดังนั้น คุณควรอยู่ในสำนักงานให้น้อยที่สุด เพราะสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือสิ่งรบกวนที่อาจทำให้ทำงานช้าลงหรือทำลายสมาธิได้ อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถเพียงแค่เก็บข้าวของและนำงานของคุณไปที่ชายหาดที่เงียบสงบที่ไหนสักแห่ง (ถ้ามี) ดังนั้นคุณจึงต้องใช้สิ่งที่คุณมีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด บอกเพื่อนร่วมงานว่าคุณไม่รับสาย ใส่ข้อความ ‘ไม่อยู่ที่ออฟฟิศ’ ในโทรศัพท์และอีเมลที่รับสายของคุณ และถ้าเพื่อนร่วมงานมาพร้อมกับรายละเอียดเกี่ยวกับเดทสุดฮ็อตของคืนสุดท้าย บอกพวกเขาให้กรอกในภายหลัง จากนั้นคุณสามารถทุ่มเทให้กับงานในมือได้ 100%
6: ใช้ดวงตาของคุณ
เรียนรู้วิธีสังเกตช่วงเวลาที่ไม่มีประสิทธิผลในที่ทำงานและตัดออกไม่ว่าจะเล็กน้อยเพียงใด ตัวอย่างเช่น ขณะที่คุณกำลังรอไฟล์ดาวน์โหลด อย่าดูข่าวล่าสุดบนเว็บไซต์ของทีมฟุตบอลของคุณหรือเล่นไพ่คนเดียว แต่ให้ร่างจดหมายหรืออ่านเอกสารให้เสร็จ ช่วงเวลาทั้งหมดเหล่านี้ช่วยพยุงขึ้นและเช่นเดียวกับเหยือกที่เต็มไปด้วยเงินทอน อาจเป็นเรื่องน่าแปลกใจที่สิ่งที่พวกเขาสะสมไว้ในระยะยาว
เคล็ดลับเหล่านี้เป็นเพียงส่วนเล็ก ๆ ของภาพรวมการจัดการเวลาที่ใหญ่กว่า มีข้อมูลมากมายเกี่ยวกับเรื่องนี้ และผมขอแนะนำให้คุณพิจารณารายละเอียดเพิ่มเติม เนื่องจากประโยชน์ที่กล่าวถึงข้างต้นนั้นคุ้มค่าที่จะนำไปใช้ ใครจะไปรู้ คุณอาจจะมีประสิทธิภาพมากจนทำงานเสร็จก่อนกำหนด ซึ่งในกรณีนี้คุณสามารถหาเพื่อนร่วมงานและรับรายละเอียดทั้งหมดของเดทสุดฮอตนั้นได้