ใน FAO แผนกไอทีได้ขยายขีดความสามารถในการส่งมอบโซลูชันไอทีผ่านการจัดหาทรัพยากรที่ไม่ใช่พนักงานโดยตรง เพื่อตอบสนองความต้องการที่เพิ่มขึ้นมากขึ้นเรื่อยๆ ทรัพยากรที่ได้รับคัดเลือกโดยตรงที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องนี้กลายเป็นเรื่องยากในการจัดการเนื่องจากเพิ่มภาระกระบวนการบริหาร สิ่งนี้ยังเป็นความท้าทายในการจัดการและติดตามความคืบหน้าของการส่งมอบและความสัมพันธ์กับลูกค้า ผลลัพธ์ที่เราได้รับคือการเพิ่มขึ้นของงานค้างของโซลูชันที่ไม่ได้ส่งมอบ ความยากลำบากในการปฏิบัติตาม SLA ที่ตกลงไว้กับลูกค้า และความต้องการบุคลากรที่เพิ่มขึ้น เมื่อเร็ว ๆ นี้ เราตัดสินใจที่จะหาทางเลือกในการจัดหาอื่น ๆ เช่น การจ้างโซลูชั่นและบริการต่าง ๆ ของเราให้กับบริษัทภายนอก
การจ้างบุคคลภายนอกเข้ามาเป็นตัวเลือกในการจัดส่งทำให้เกิดความท้าทายมากมาย และเราจำเป็นต้องวิเคราะห์เกณฑ์ที่หลากหลายก่อนที่จะดำเนินการ ในบทความนี้ เราจะหารือเกี่ยวกับข้อควรพิจารณาที่สำคัญบางประการในแผนกไอทีที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงนี้
ด้านล่างนี้คือข้อดีสามอันดับแรกที่ได้รับการยอมรับในการมุ่งสู่ทิศทางนี้:
1. กระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่ง่ายและรวดเร็วขึ้น
การหานักพัฒนาทำได้ยากขึ้นเรื่อย ๆ ยิ่งกว่านั้นสำหรับภารกิจระยะสั้น นอกเหนือไปจากเวลาที่ต้องใช้ในการรับสมัคร สัมภาษณ์ และเจรจาแล้ว ยังหมายถึงกระบวนการบริหารที่ใช้เวลานานมากซึ่งไม่อนุญาตให้มีทรัพยากรที่รวดเร็ว ดังนั้นจึงเป็นเรื่องยากมากที่จะใช้ประโยชน์จากความสามารถของเราในการส่งมอบทรัพยากรภายในที่มีจำกัดใน สภาพแวดล้อมที่เร่งรีบ
ยิ่งไปกว่านั้น แผนกไอทีกำลังประสบกับความล่าช้าที่สำคัญเนื่องจากค่าใช้จ่ายในการบริหาร (ความล่าช้าในแง่ของกระบวนการภายในและกิจกรรมการจัดซื้อสำหรับสัญญาใหม่เป็นปัจจัยสำคัญที่จำกัดการจัดหาภายใน)
ปัญหาการเริ่มใช้งานมีจำกัดในกรณีของทรัพยากรภายนอก ก็เพียงพอแล้วที่จะมีสัญญาการจัดหาที่ถูกต้องและทำการสั่งซื้อตามลำดับ
2. เข้าถึงกลุ่มผู้มีความสามารถระดับโลกได้อย่างง่ายดาย
การรับทักษะที่เหมาะสมจากแหล่งทรัพยากรในท้องถิ่นของเราอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายมาก เมื่อโครงการเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีใหม่หรือเมื่อทรัพยากรภายในที่ระบุไม่ว่างในโครงการอื่นอยู่แล้ว การเอาท์ซอร์สช่วยให้สามารถค้นหาทรัพยากรที่มีทักษะดีที่สุดจากบริษัทที่เชี่ยวชาญด้านการพัฒนา และยังให้ความเป็นไปได้ที่จะมีทรัพยากรเหล่านี้ในระยะเวลาจำกัดของโครงการ โดยไม่จำเป็นต้องฝึกอบรมพนักงานหรือย้ายทรัพยากรจากโครงการหนึ่งไปยังอีกโครงการหนึ่ง . ซึ่งโดยปกติจะรับประกันงานที่มีคุณภาพดีขึ้นด้วยเวลาตอบสนองที่เร็วขึ้นและแนวทางที่คุ้มค่ากว่า
3. ความสามารถในการปรับขนาดและความต่อเนื่องของงาน
ความสามารถในการปรับขนาดเป็นปัญหาใหญ่ที่สุดของเราในขณะนี้ บางโครงการมีกำหนดเวลาสั้น ๆ และต้องใช้ความพยายามในการพัฒนาเพิ่มเติม ในปัจจุบัน ส่วนใหญ่จะทำโดยการจัดลำดับความสำคัญของโครงการและย้ายทรัพยากรภายในจากโครงการหนึ่งไปยังอีกโครงการหนึ่ง หรือโดยการนำทรัพยากรใหม่ที่ไม่ได้รับการฝึกอบรมทันทีและเหมาะสมกับงาน การเป็นหุ้นส่วนกับบริษัทเอาต์ซอร์สขนาดใหญ่ช่วยให้สามารถใช้ทรัพยากรได้ตามความต้องการ เราสามารถวางแผนได้ตามจำนวนทรัพยากรเฉพาะเวลาของโครงการ โดยไม่สนใจเรื่องการฝึกอบรม การรับสมัคร การลาพักร้อน และโรคภัยไข้เจ็บ และที่สำคัญที่สุดคือไม่กระทบต่อโครงการอื่นๆ ที่เริ่มต้นไปแล้ว ในความเป็นจริง มันเป็นไปได้ที่จะมีการพัฒนาต่อไปในขณะที่ทรัพยากรภายในกำลังหลับหรือเมื่อสำนักงานปิด ซึ่งหมายความว่าลูกค้าของเราสามารถเข้าถึงบริการของเราได้เมื่อปกติไม่สามารถทำได้
อย่างไรก็ตาม การย้ายไปใช้เอาท์ซอร์สอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย และสิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาสิ่งต่อไปนี้ด้วย:
- การระบุให้ชัดเจนว่าทำไมเราถึงต้องการไปเอาต์ซอร์ส
เป็นความรู้ทั่วไปที่ต้องพิจารณาการลดต้นทุนเป็นแรงจูงใจหลักในการจ้างผู้ให้บริการภายนอกจากภายนอก อย่างไรก็ตาม ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา อุตสาหกรรมมีการพัฒนาอย่างมาก และผู้ให้บริการหลายรายได้ลงทุนในคุณภาพการบริการของตนในระดับที่ดี การตรวจสอบของเราได้พิสูจน์แล้วว่าหนึ่งในปัจจัยขับเคลื่อนหลักสำหรับการเอาท์ซอร์สโดยทั่วไปคือเรื่องเศรษฐกิจ เนื่องจากเอาท์ซอร์สมักจะให้ราคาที่สามารถแข่งขันได้มากกว่าสำหรับบริการเดียวกันในคุณภาพการบริการที่เท่ากัน ในขณะที่ในแผนกไอที นี่ไม่ใช่ปัจจัยเดียวที่ต้องพิจารณา เนื่องจากเราต้องการเช่นกัน ความเป็นไปได้ที่พนักงานจะมุ่งความสนใจไปที่หน้าที่เชิงกลยุทธ์มากขึ้น ในขณะที่มีพอร์ตโฟลิโอของบริการที่จัดหาโดยเอาท์ซอร์ส
- การเดินทางทางอารมณ์
การย้ายจากรูปแบบการว่าจ้างไปยังรูปแบบการว่าจ้างจากภายนอกอาจเป็นเรื่องทางอารมณ์ สิ่งสำคัญคือประสบการณ์นี้ต้องทำด้วยสภาพแวดล้อมของการทำงานร่วมกันและความร่วมมือ
ตัวอย่างเช่น มีการพิจารณากันโดยทั่วไปว่าการมีทรัพยากรในองค์กรช่วยให้การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดรองรับได้รวดเร็วและมีพลวัตมากขึ้น แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูเหมือนเป็นข้อดี แต่ก็ทำให้เกิดปัญหามากมาย เช่น การลดระเบียบวินัยในการจัดหาข้อกำหนดที่ชัดเจนและถูกต้อง และแผนการจัดส่งที่เหมาะสม
ในมุมมองของการเอาท์ซอร์ส ทรัพยากรภายในควรเปลี่ยนความคิดและมุ่งเน้นที่การส่งมอบความต้องการที่ชัดเจน มีรายละเอียดและครบถ้วนด้วยแผนที่ชัดเจน รวมถึงเหตุการณ์สำคัญ การส่งมอบ และข้อมูลจากลูกค้า
- การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญระหว่างทรัพยากรภายในและภายนอก
สิ่งสำคัญคือต้องสร้างความสามารถในการจ้างบุคคลภายนอกจากความร่วมมือที่แข็งแกร่งและการเป็นหุ้นส่วนกับผู้ให้บริการภายนอก โดยใช้เวลาที่เหมาะสมในช่วงระยะเริ่มต้นเพื่อให้แน่ใจว่าบรรลุคุณค่าตลอดกระบวนการ
การพัฒนาเอาท์ซอร์สไม่ใช่เรื่องง่าย แต่เป็นการเดินทางที่ต้องมีความคาดหวังที่ชัดเจนและความสมจริงที่ยอดเยี่ยมของทั้งสองฝ่าย
ความท้าทายสำหรับ CIO ในปัจจุบันคือการสร้างประสบการณ์นี้เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากผลประโยชน์ในทันทีและระยะยาวอย่างเต็มรูปแบบที่เอาท์ซอร์สสามารถนำมาสู่ธุรกิจได้..
ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบไฮบริดที่บริษัทเอาต์ซอร์สวางอินเทอร์เฟซในเครื่องและทรัพยากรภายในที่เกี่ยวข้องในบางขั้นตอนของการพัฒนาโดยมีเป้าหมายสูงสุดในการรู้สึกว่าเป็นเจ้าของผลิตภัณฑ์ที่พัฒนา การทดสอบ และการปรับใช้ นอกจากนี้ยังให้ความเป็นไปได้ในการบำรุงรักษาและขยายภายในผลิตภัณฑ์ ดังนั้นทรัพยากรภายนอกจึงถูกใช้เพื่อส่งมอบผลิตภัณฑ์และทรัพยากรภายในจะทำหน้าที่ควบคุมและเป็นเจ้าของในทุกขั้นตอนของกระบวนการ