บริษัทกฎหมายเกี่ยวกับการบาดเจ็บส่วนบุคคลและโดยเฉพาะแผนกทรมานคนหมู่มากพบว่าตนเองทำงานกับบริษัทเสมือนมากขึ้น และ/หรือเพิ่มองค์ประกอบเสมือนจริงในการปฏิบัติงานของพวกเขา สิ่งนี้ช่วยให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่ด้านอื่น ๆ ของภาระกรณีและหน้าที่การปฏิบัติงานอื่น ๆ เวชระเบียนเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับกรณีการบาดเจ็บส่วนบุคคล และกระบวนการที่ทันท่วงทีและราบรื่นเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าค้นพบอย่างถูกต้อง ดังนั้น การจัดการเวชระเบียนจากภายนอกจึงเพิ่มกระบวนการระดับมืออาชีพให้กับสำนักงานกฎหมายเกี่ยวกับการบาดเจ็บส่วนบุคคล
การจัดการเวชระเบียนจากภายนอก-ทีมเสมือนจะช่วยได้อย่างไร
แบบสอบถามลูกค้า – ในกรณีส่วนใหญ่ กระบวนการค้นพบจะเริ่มต้นด้วยลูกค้ากรอกแบบสอบถามลูกค้า งานติดต่อลูกค้าและกรอกแบบสอบถามทางโทรศัพท์สามารถว่าจ้างทีมงานเสมือนจริงจากภายนอกได้ ซึ่งจะรวมถึงการโทรหาลูกค้าเพื่อเปิดเผยองค์ประกอบทางการแพทย์ที่สำคัญ เช่น ข้อมูลของแพทย์ รวมถึงวันที่เข้ารับการตรวจ วันที่เข้ารับการผ่าตัด และ/หรือการใช้ยาที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้ช่วยกฎหมายภายในเวลาสำนักงานกฎหมายสามารถมุ่งเน้นไปที่งานอื่น ๆ และจะช่วยประหยัดเวลาและเงินของบริษัทในช่วงแรกของคดี
การเรียกข้อมูลเวชระเบียน – หลังจากข้อมูลทางการแพทย์และผู้ให้บริการได้รับการรวบรวมและลูกค้าได้รับแบบฟอร์มการอนุญาต HIPAA แล้ว กระบวนการเรียกคืนเวชระเบียนสามารถเริ่มต้นได้ กระบวนการนี้รวมถึงผู้ร้องขอที่ส่งคำขอพร้อมแบบฟอร์ม HIPAA ไปยังองค์กรด้านการดูแลสุขภาพ รวมทั้งการเผยแพร่ข้อมูล การจัดการข้อมูลด้านสุขภาพ และแผนกเวชระเบียน วิธีการดึงข้อมูลจะขึ้นอยู่กับกระบวนการและนโยบายของแผนกหรือองค์กร ในบางกรณี คำขอสามารถส่งแฟกซ์ได้ และในบางกรณี คำขอจะต้องส่งพร้อมลายเซ็นต้นฉบับ การเอาต์ซอร์สกระบวนการเรียกคืนอาจเป็นประโยชน์สำหรับสำนักงานกฎหมายส่วนใหญ่ เนื่องจากกระบวนการอาจใช้เวลานานและเป็นส่วนสำคัญในการชนะคดี
ติดตามการโทรเพื่อบรรเทางานค้าง – ส่วนใหญ่ของการเรียกคืนและการจัดการเวชระเบียนคือกระบวนการโทรออก ต้องโทรติดตามหลายครั้ง นี่เป็นอีกหนึ่งประเด็นสำคัญที่การเอาท์ซอร์สจะช่วยบรรเทางานค้างระหว่างเจ้าหน้าที่ฝ่ายกฎหมายและฝ่ายบริหารของสำนักงานกฎหมาย กระบวนการนี้เป็นสองเท่า:
1. โทรติดตามผลไปยังผู้ร้องขอเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับคำขอเป็นอันดับแรก และติดตามเวิร์กโฟลว์และเวลาโดยประมาณที่จะมาถึงของเรกคอร์ด ในบางกรณี อาจหมายถึงการโทร 2-10 ครั้งต่อเดือน
2. ประการที่สอง การโทรติดตามช่วยรับรองหรือเปิดเผยข้อมูลที่ขาดหายไปหรือความจำเป็นในการส่งบันทึกอีกครั้ง ในหลายกรณี องค์กรด้านสุขภาพและแผนกบันทึกข้อมูลจะทำสัญญาช่วงกระบวนการบันทึกกับบริการคัดลอกและ/หรือบริษัทพอร์ทัลด้านสุขภาพออนไลน์ และการโทรติดต่อจะต้องดำเนินการกับบริษัทเหล่านี้ด้วย งานที่ยากลำบากนี้สามารถจ้างบุคคลภายนอกมาช่วยบริษัทได้อย่างง่ายดาย
กำจัดสิ่งที่ท่วมท้น – การทำงานกับบุคคลหรือทีมสนับสนุนเสมือนจริงสามารถเปลี่ยนขวัญกำลังใจในสำนักงานกฎหมายให้ดีขึ้นได้ หากเจ้าหน้าที่ผู้ช่วยด้านกฎหมายของคุณมีงานล้นมือ การว่าจ้างงานบางส่วนจากภายนอกสามารถช่วยแบ่งเบาภาระงานและลดจำนวนพนักงานที่ล้นมือได้ ซึ่งรวมถึงขั้นตอนการสืบค้นเวชระเบียนทั้งหมดหรือบางส่วน ในท้ายที่สุด สิ่งนี้จะช่วยให้มีผลประกอบการและสร้างบริษัทที่ยั่งยืน
การเพิ่มองค์ประกอบเสมือนจริงให้กับกลยุทธ์ของสำนักงานกฎหมายของคุณเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการวางตำแหน่งบริษัทของคุณสำหรับการเติบโตและเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขัน การสนทนาควรเริ่มต้นด้วยทีมของคุณ พูดคุยกับผู้จัดการกรณีและผู้ช่วยด้านกฎหมายของคุณ หารือเกี่ยวกับประโยชน์ของการจ้างกระบวนการเวชระเบียนกับพวกเขา