สเปรดชีตมีราคาไม่แพงและใช้งานง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับวัตถุประสงค์พื้นฐาน คุณสามารถใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อติดตามบัญชีเงินเดือน ค่าใช้จ่าย ตารางเวลาง่ายๆ หรือสินค้าคงคลังของหุ้นของคุณ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา บริษัทต่างๆ ที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผลข้อมูลในที่สุดก็ใช้สเปรดชีต เช่น Excel เพื่อจัดการตารางการทำงานของพนักงาน
ผู้จัดการและสำนักงานผู้ดูแลระบบใช้เทมเพลตเวิร์กชีตเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ ในที่ทำงาน เทมเพลตเหล่านี้มักถูกจำลองตามงานพิมพ์หรือกำหนดการไวท์บอร์ด สิ่งเหล่านี้มักจะมีชื่อของพนักงานในเซลล์หนึ่งและกำหนดกะในเซลล์อื่น โดยปกติสำเนาจะถูกพิมพ์ออกมาและแจกจ่ายให้ทุกคนในสำนักงานเพื่อใช้อ้างอิง หรือส่งต่อทางอีเมล
แน่นอนว่าความเรียบง่ายนี้ไม่ได้ใช้ได้กับทุกธุรกิจ เนื่องจากปัจจัยหลายประการ สิ่งหนึ่งที่ควรทราบคือความซับซ้อนของกำหนดการและปริมาณงานจะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร ที่กล่าวว่า ตารางสเปรดชีตอื่นๆ มีความซับซ้อนมากกว่าแบบอื่นๆ ทำให้ต้องใช้เซลล์ สูตร และการคำนวณมากขึ้น
ปัญหาเกี่ยวกับการจัดตารางการทำงานของพนักงานสเปรดชีต
ในขณะที่ใช้สเปรดชีตเพื่อจัดกำหนดการงาน ปริมาณงาน และรายการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการอื่นๆ เป็นไปได้ วิธีนี้ไม่ได้มีข้อเสียในตัวของมันเอง ต่อไปนี้เป็นข้อเสียบางประการที่คนส่วนใหญ่พบเมื่อใช้สเปรดชีตสำหรับการจัดพนักงานและการมอบหมายงาน
- เป็นการยากที่จะรวมข้อมูลสำหรับแผนกต่างๆ เช่น การกระจายภาระงาน การเข้างาน การจ่ายเงินเดือน และการจัดการ ดังนั้นการรวมสิ่งเหล่านี้ไว้ในไฟล์เดียวจึงต้องใช้เวลาและความพยายาม
- ขาดการเข้าถึงของผู้ใช้หลายคน หากคุณกำลังแชร์ไฟล์ทั่วทั้งสำนักงาน ทุกคนจะไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ทันทีหรือเข้าถึงไฟล์เดียวกันได้หากผู้ใช้รายอื่นกำลังอัปเดต
- พนักงานธุรการส่วนใหญ่ใช้เวลากับไฟล์ excel มากเกินไป ใช้เวลาในการอัปเดตและป้อนข้อมูลใหม่ การปรับขนาด การจัดตำแหน่ง และการเข้ารหัสสีเซลล์ด้วยตนเองทำให้เสียเวลาอันมีค่าสำหรับงานอื่นๆ
- มีความซับซ้อนในการใช้งานและอาจดูน่ากลัว โดยเฉพาะกับมือใหม่หรือผู้ใช้ที่ไม่ได้ฝึกหัด แม้ว่าบริษัทต่างๆ อาจทำให้ทุกคนเข้าถึงสเปรดชีตได้ แต่ข้อผิดพลาดง่ายๆ หรือการเปลี่ยนแปลงในเซลล์อาจสร้างความเสียหายให้กับเนื้อหาทั้งหมดได้ สิ่งนี้ต้องการการดูแลจากผู้ใช้ทุกคน ซึ่งเป็นความต้องการที่อาจทำได้ยากในสำนักงานที่มีพนักงานหลายร้อยคน
- สเปรดชีตที่เรียบง่ายทำให้ยากต่อการตรวจพบข้อขัดแย้งสำหรับกะของพนักงานและพนักงาน ในความเป็นจริง คนที่ใช้สื่อการจัดกำหนดการยังคงต้องดูและตรวจสอบอย่างละเอียดเพื่อดูว่าช่องว่างใดที่ยังไม่ได้นำไปใช้หรือกำหนด
- สเปรดชีตจำกัดให้คุณอยู่ในตารางเวลาที่แน่นอนพร้อมชั่วโมงที่แน่นอน และอาจต้องใช้เวลาและความพยายามในการสร้างแบบจำลองสำหรับเวลาทำงานแบบยืดหยุ่นหรือหลายชั่วโมงต่อสัปดาห์
ปรับปรุงประสบการณ์การจัดตารางสเปรดชีตของคุณ
หากคุณเคยใช้สเปรดชีตในช่วงหลายปีที่ผ่านมา อาจถึงเวลาแล้วที่จะปรับปรุงและอัปเกรดประสบการณ์ของคุณ ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์การตั้งเวลาที่เชื่อถือได้ ซอฟต์แวร์จัดตารางเวลาที่ดีโดยพื้นฐานแล้วเหมือนกับเวอร์ชันสเปรดชีตทั่วไป แต่มีความยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพมากกว่ามาก โดยทั่วไปได้รับการออกแบบเพื่อวัตถุประสงค์หลายประการ ซึ่งรวมถึง:
- การมอบหมายงาน
- ตารางการทำงาน
- การเข้างานของพนักงาน
- การบันทึกการลาและการขาดงาน
- บัญชีเงินเดือน
- สิ่งอำนวยความสะดวกและการจองทรัพยากร
ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาส่วนใหญ่ได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงสถานที่ทำงานทั้งหมด ทำให้คุณสามารถวางแผนและกำหนดเวลาได้ตามต้องการมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์แยกต่างหากสำหรับแต่ละรายการ ใช้งานง่ายและแชร์ได้ง่าย ช่วยให้พนักงานใช้โปรแกรมและทำสิ่งต่างๆ ด้วยตนเองได้ โปรแกรมเช่นนี้ช่วยประหยัดเวลา แรงกาย และเงินโดยลดงานของฝ่ายบริหารและเวลาที่ต้องใช้ไปจดจ่อกับการวางแผนตารางเวลาของพนักงาน
แม้ว่าโปรแกรมส่วนใหญ่จะมีราคาเพียงเล็กน้อยเมื่อเทียบกับเทมเพลตฟรีสำหรับ excel แต่การย้ายมาใช้เทคโนโลยีประเภทนี้ไม่ได้ไร้ประโยชน์มากนัก ด้วยการประหยัดเวลา ความพยายาม และกำลังคน และป้องกันการขาดทรัพยากรสำหรับงานอื่นๆ ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาที่ยอดเยี่ยมจึงเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในสำนักงาน
ดังนั้นสิ่งที่คุณรอ? ยกระดับการจัดตารางเวลาของคุณไปอีกขั้น และค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาของพนักงานได้แล้ววันนี้!