เนื่องจากการเอาท์ซอร์สกลายเป็นส่วนที่ขาดไม่ได้ของกลยุทธ์ทางธุรกิจขององค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงที่เศรษฐกิจตกต่ำ BPO (Business Process Outsourcing) ได้กลายเป็นตัวขับเคลื่อนที่สำคัญของ IT Enabled Services ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา มีความก้าวหน้าจากการได้รับการพิจารณาสำหรับกิจกรรมต่อพ่วงที่จำกัด ไปสู่การรวมกิจกรรมทางธุรกิจที่สำคัญมากซึ่งนำไปสู่ความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์
แม้ว่าการลดต้นทุนแบบดั้งเดิมจะเป็นตัวขับเคลื่อนหลักสำหรับกิจกรรมเอาท์ซอร์สทั้งหมด แต่ตัวขับเคลื่อนอื่นๆ เช่น ความเร็วของการพัฒนา ความยืดหยุ่น ทักษะของผู้เชี่ยวชาญ และการหลบหลีกทางการเมืองก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน
เพื่อให้ประสบความสำเร็จกับ Business Process Outsourcing (BPO) ก่อนอื่นคุณต้องศึกษาข้อมูลและพิจารณาว่าควรดำเนินการเอาต์ซอร์สหรือไม่ – ความเข้าใจเบื้องต้นเกี่ยวกับขนาดและลักษณะของข้อตกลงที่คาดหวังเป็นสิ่งจำเป็นในขั้นตอนนี้ ขั้นตอนนี้เรียกว่าขั้นตอนการประเมิน เนื่องจากฝ่ายที่เกี่ยวข้องพยายามและสร้างความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระดับสูงในขั้นตอนนี้ เมื่อสิ้นสุดขั้นตอนนี้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรมีความชัดเจนเกี่ยวกับผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ ต้นทุนและความเสี่ยงของการมีส่วนร่วมที่อาจเกิดขึ้น
ถัดมาเป็นขั้นตอนการจัดเตรียมซึ่งรวมถึงกระบวนการคัดเลือกผู้ขาย บ่อยครั้งที่องค์กรต่างๆ นำเสนอเอกสาร RFP (คำขอข้อเสนอ) เพื่อค้นหาพันธมิตรการเอาท์ซอร์สที่เหมาะสม องค์ประกอบพื้นฐานของขั้นตอนอื่นๆ ทั้งหมดถูกกำหนดและตกลงกันในขั้นตอนนี้
ขั้นตอนการประเมินเป็นขั้นตอนที่สามของวงจรชีวิตการเอาท์ซอร์สและมุ่งเน้นไปที่การประเมินข้อเสนอที่ได้รับจากผู้ขายอย่างมีโครงสร้างและละเอียดถี่ถ้วน เมื่อสิ้นสุดขั้นตอนนี้ คุณควรจะสามารถเจรจากับผู้ขายที่เลือกได้
ขั้นตอนนี้เป็นการปูทางไปสู่ขั้นตอน Commit ซึ่งเป็นขั้นตอนก่อนทำสัญญา ขั้นตอนการทำข้อตกลงเป็นขั้นตอนที่ใช้ทรัพยากรมากที่สุดและมีความสำคัญในเชิงพาณิชย์มาก เนื่องจากการออกแบบข้อตกลงเสร็จสิ้นและแผนการเปลี่ยนแปลงได้รับการพัฒนาในขั้นตอนนี้
ถัดมาเป็นเฟสที่ 5 ซึ่งเป็นช่วงการเปลี่ยนผ่านและการแปลงร่าง ในระยะนี้ จะมีการดำเนินการตามแผนการเปลี่ยนแปลงที่รัดกุม นอกจากนี้ กลไกการรายงานยังถูกนำมาใช้ในขั้นตอนนี้ของวงจรชีวิตการเอาท์ซอร์ส
ขั้นตอนการปรับให้เหมาะสมซึ่งจะตามมา มุ่งเน้นไปที่การจัดการความสัมพันธ์กับผู้ขายอย่างมีประสิทธิภาพ ติดตามค่าธรรมเนียมผู้ขายเทียบกับข้อเสนอเดิม และติดตามภาระผูกพันตามสัญญา โดยพื้นฐานแล้ว ระยะนี้เป็นระยะต่อเนื่องไปจนกว่าจะมีการต่ออายุ เจรจาใหม่ หรือออกจากสัญญา
เมื่อดำเนินการอย่างเหมาะสม สัญญาว่าจ้างจากภายนอกมีแนวโน้มที่จะให้ประโยชน์มหาศาลแก่องค์กร ไม่น่าแปลกใจที่ BPO ถูกมองว่าเป็นพลังก่อกวนที่มีผลกระทบอย่างมากต่อโครงสร้างต้นทุนของอุตสาหกรรมเกือบทุกชนิด และนั่นคือเหตุผลว่าทำไมองค์กรต่างๆ จึงไม่ง่ายที่จะเพิกเฉย การโฆษณาเกินจริงเกี่ยวกับ BPO อาจบรรเทาลงในไม่ช้า แต่ข้อดีทางธุรกิจที่มาพร้อมกับ BPO นั้นสามารถพูดได้เนื่องจากช่วยให้องค์กรจำนวนมากประสบความสำเร็จ