คุณเป็นหนึ่งในผู้ที่เชื่อว่าการเอาท์ซอร์สเป็นจอกศักดิ์สิทธิ์ของการแก้ไขปัญหาทรัพยากรหรือไม่? ก่อนที่คุณจะอ่านต่อ คุณอาจต้องการถอดแว่นตาสีกุหลาบออกและเปิดใจให้กว้าง ฉันทำงานด้านเอาท์ซอร์สมาเจ็ดปีแล้ว และคุ้นเคยกับความเป็นจริงของการทำให้มันใช้งานได้จริงและปัญหาต่างๆ ที่อาจแก้ไขได้ยากมาก ฉันจะถ่ายทอดประสบการณ์และคำแนะนำของฉันในบทความนี้
เราทุกคนต่างเคยได้ยินว่าการว่าจ้างบุคคลภายนอกและการเพิ่มพูนพนักงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญเป็นช่องทางในการตอบสนองความต้องการทางธุรกิจที่เทคโนโลยี ทักษะ ความรู้ พนักงาน หรือเวลาไม่สามารถทำได้เป็นการภายใน ตามทฤษฎีแล้ว การเอาท์ซอร์สให้ความสามารถในการพัฒนาผลิตภัณฑ์และบริการซึ่งไม่สามารถทำได้โดยง่ายผ่านโครงสร้างที่มีอยู่ขององค์กร โดยให้ผลประโยชน์ด้านการดำเนินงานและเชิงกลยุทธ์ การเอาท์ซอร์สได้รับการยกย่องว่าเป็นเส้นทางสู่ผลลัพธ์ โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายและภาระผูกพันในการจ้างพนักงานประจำ ทำให้องค์กรภายในสามารถมุ่งเน้นไปที่ความสามารถหลักได้ แต่มันใช้งานได้จริงเหรอ? บนพื้นผิว ความคิดดูเหมือนจะเป็นไปได้; อย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับประเภทของโซลูชันและบริการที่ว่าจ้างจากภายนอก ความสัมพันธ์เหล่านี้อาจเพิ่มความต้องการในองค์กรที่จ้างงานจากภายนอก
ข้อควรพิจารณาในการตัดสินใจว่าจ้างบริษัทภายนอก ต่อไปนี้เป็นข้อควรพิจารณาที่สำคัญบางประการเมื่อทำการตัดสินใจเกี่ยวกับการจ้างบุคคลภายนอก:
- ทรัพยากรภายในองค์กรของเรามีความสามารถที่จำเป็นหรือไม่?อันดับแรก องค์กรต้องระบุว่าพนักงานของตนมีความเชี่ยวชาญและทักษะทางเทคนิคที่จำเป็นในการจัดการและสร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ต้องการหรือไม่ (ถ้าคุณไม่มี แน่นอนว่าการเอาท์ซอร์สดูเหมือนเป็นทางเลือกที่ชัดเจน หากคุณมีความสามารถที่เหมาะสม คำถามบางข้อต่อไปนี้จะมีความสำคัญมากขึ้นในการตัดสินใจว่าการเอาท์ซอร์สเป็นการโทรที่ถูกต้องหรือไม่)
- ควรใช้คนที่มีความสามารถในองค์กรเพื่อความพยายามครั้งต่อไปนี้หรือไม่? สมมติว่าพนักงานมีทักษะที่ต้องการ องค์กรต้องพิจารณาว่าการดึงพวกเขาออกจากหน้าที่ปัจจุบันนั้นคุ้มค่ากับความเสี่ยงต่อบทบาทที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้และโครงการที่มุ่งมั่นหรือไม่ โครงการใหม่จัดอยู่ในลำดับความสำคัญที่ใด และมีความสำคัญต่อเป้าหมายทางธุรกิจของบริษัทเพียงใด สูงพอที่จะพิจารณาดึงคนจากความพยายามอื่น ๆ เพื่อให้งานใกล้เคียง?
- งานนี้เป็นสิ่งที่บริษัทควรพิจารณาว่าจ้างจากภายนอกหรือไม่? โดยทั่วไป การว่าจ้างบุคคลภายนอกไม่ควรได้รับการพิจารณาสำหรับโครงการที่ต้องการความรู้ด้านโดเมนที่สำคัญ เช่น ความรู้ที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีเฉพาะอุตสาหกรรม กระบวนการทางธุรกิจ หรือวัฒนธรรมองค์กรที่อาจเป็นเรื่องยากหรือไม่แนะนำให้ถ่ายโอนไปยังบริษัทอื่น หากความรู้โดเมนเป็นส่วนสำคัญของความได้เปรียบในการแข่งขันและความแตกต่างของบริษัทหรือผลิตภัณฑ์เฉพาะ บริษัทอาจไม่ต้องการถ่ายทอดความรู้เฉพาะนั้นไปยังองค์กรอื่น ความสามารถในการลงนามในข้อตกลงการคุ้มครองทรัพย์สินทางปัญญาไม่ได้แปลว่าเป็นความคิดที่ดีที่จะให้องค์กรภายนอกทำงานที่ละเอียดอ่อนเช่นนี้ นอกจากนี้ ระดับของความเข้าใจที่จำเป็นสำหรับความเข้าใจที่เพียงพอและความสำเร็จในการเอาท์ซอร์สอาจลึกเกินไปที่จะทำให้คุ้มค่าทางการเงิน
- หากคุณจ้างงานจากภายนอก การกำกับดูแลด้านการจัดการจะต้องใช้อะไรบ้าง และจากใคร และคุณจะออกมานำหน้าในแง่ของชั่วโมงทรัพยากรเพิ่มเติมจริงหรือไม่ จากประสบการณ์ของฉัน พนักงานที่มีความรู้ความชำนาญในการจัดการโครงการที่ว่าจ้างจากภายนอกอย่างเหมาะสมมักเป็นผู้ที่มีส่วนร่วมในกิจกรรมหลักอื่นๆ อยู่แล้ว แม้ว่าในตอนแรกอาจดูเหมือนเป็นการตัดสินใจที่ง่ายในการว่าจ้างบุคคลภายนอก และด้วยเหตุนี้จึงได้รับทรัพยากรเพิ่มเติมโดยไม่ต้องกังวลกับผู้เชี่ยวชาญภายในที่ยุ่งวุ่นวายของคุณ แต่อย่าลืมพิจารณาถึงความเครียดที่ความพยายามใหม่จะนำมาซึ่งความรับผิดชอบที่มีอยู่ ผู้เชี่ยวชาญที่สำคัญของคุณจะต้องใช้เวลามากมายในการจัดการทรัพยากรภายนอก เขียนข้อกำหนด ตรวจทานงานของพวกเขา เข้าร่วมการประชุมทีม ซึ่งคุณไม่ได้รับทรัพยากรมากเท่ากับเงินที่จ่ายเพิ่มอย่างที่คุณคิดหรือไม่? คุณอาจสูญเสียสองเท่าตรงที่ทรัพยากรภายในของคุณไม่เพียงสูญเสียชั่วโมงไปกับการกำกับดูแลภายนอกเท่านั้น พวกเขายังประนีประนอมกับงานโครงการของตนเองเนื่องจากการสลับงานที่เพิ่มขึ้นและสมาธิที่ลดลง ความต้องการการควบคุมดูแลเพิ่มเติมมักจะเพิ่มต้นทุนที่ไม่ได้วางแผนไว้ให้กับโครงการ ในขณะเดียวกันก็ดึงทรัพยากรออกจากหน้าที่และวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ได้รับมอบหมายก่อนหน้านี้
- ต้นทุนที่แท้จริงของการดำเนินการบวกกับงานด้านการจัดการ ซึ่งรวมถึงงานตรวจสอบภายในและงานควบคุมดูแลคือเท่าใด เห็นได้ชัดว่าควรพิจารณาค่าใช้จ่ายในการทำสัญญากับการจัดการโครงการภายในบริษัท เมื่อต้องการดูต้นทุนของโครงการที่ว่าจ้างจากภายนอกทั้งหมด ให้มองให้ไกลกว่าต้นทุนรวมของข้อเสนอและตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ลืมต้นทุนภายใน ในโลกที่สมบูรณ์แบบ เมื่อโครงการได้รับการว่าจ้างจากภายนอก เราจะสามารถลงนามในข้อเสนอสำหรับข้อกำหนดที่กำหนดไว้และเดินออกไปจนกว่าจะถึงจุดทดสอบและลงนามภายใน น่าเสียดายที่มักจะไม่เป็นเช่นนั้น ความต้องการทางธุรกิจและความเจ็บปวดภายในที่โครงการพยายามแก้ไขอาจได้รับการสื่อสารและแสดงผลลัพธ์ที่ต้องการด้วยภาพ อย่างไรก็ตาม บริษัทเอาท์ซอร์สหลายแห่งมองว่าตนเองเป็นผู้ดำเนินการที่ต้องพึ่งพาองค์กรเอาท์ซอร์สอย่างมากในการกำกับดูแลและการจัดการโครงการทั่วไป และอาจไม่ได้เสนอราคางานทั้งหมดที่จำเป็นจริง ๆ ในการดำเนินการตรวจสอบและการจัดการภายในของตนเอง ขึ้นอยู่กับการกำกับดูแลและข้อกำหนดด้านคุณภาพของคุณ บริษัทคาดหวัง
- อะไรที่เราจะพึ่งพาผู้ขายของเราในการรับผิดชอบอย่างเต็มที่และเป็นเจ้าของที่แท้จริง? นี่คือสิ่งที่น่าสนใจเมื่อมีการพิจารณาการจัดจ้างบุคคลภายนอกและเสนอราคา เราทุกคนรู้ว่าวงจรการขายทำงานอย่างไร เราระบุคู่ครองที่เป็นไปได้ 2-3 คน สื่อสารความต้องการทางธุรกิจระดับสูงของเรา จากนั้นฝ่ายขายของผู้ขายบอกเราว่าพวกเขาวางแผนที่จะทำให้เกินความคาดหมายของเราอย่างไร ส่งมอบโลกด้วยจานเงิน ในกรณีที่ดีที่สุด เราต้องการให้ผู้ขายที่ได้รับเลือกมีความเชี่ยวชาญอย่างเต็มที่ในสิ่งที่จ้างจากภายนอก และคาดหวังให้พวกเขาทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้และสนับสนุนองค์กรของเรา และรับผิดชอบต่อคุณภาพและความครบถ้วนสมบูรณ์ ในหลายกรณี ผู้ขายที่เราเลือกมีความตั้งใจที่ดีและความเชี่ยวชาญในการส่งมอบ อย่างไรก็ตาม ความตั้งใจดีโดยตัวมันเองไม่ได้เป็นตัวกำหนดเกรด บริษัทต้องเตรียมพร้อมที่จะใช้การจัดการธุรกิจ สัญชาตญาณ และทักษะการวิเคราะห์เพื่อเลือกผู้ขายที่เหมาะสม ทำให้เกิดความเชี่ยวชาญที่เหมาะสมในทั้งสองด้านของโครงการ และการกำกับดูแลโครงการที่จำเป็นจะเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น แม้ว่าเกือบจะขัดแย้งกับหนึ่งในเหตุผลหลักสำหรับข้อตกลงเหล่านี้ แต่ในกรณีส่วนใหญ่ บริษัทที่ทำสัญญาจะต้องจัดหาทรัพยากรที่เชี่ยวชาญในบริการหรือเทคโนโลยีที่ได้รับการว่าจ้างจากภายนอก
ข้อควรพิจารณาในการจัดการงานจ้างจากภายนอก รายการสุดท้ายข้างต้นนำเราไปสู่ปัจจัยแห่งความสำเร็จที่สำคัญของสิ่งที่ฉันได้เรียนรู้เกี่ยวกับการหาผู้ขายที่เหมาะสม สิ่งสำคัญยิ่งต่อความสำเร็จของการมีส่วนร่วมจากภายนอกคือการจัดการความคาดหวัง – กำหนดอย่างชัดเจนว่าใครทำอะไรและอะไรถือเป็นความสำเร็จของโครงการ มีขอบเขตของการมีส่วนร่วมและการกำกับดูแลที่องค์กรเอาท์ซอร์สสามารถเสนอให้กับผู้ขายและโครงการเพื่อช่วยเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ ด้านล่างนี้คือรายการสิ่งสำคัญที่สุดของฉันที่ต้องจำไว้สำหรับการว่าจ้างเอาท์ซอร์สด้านเทคนิค
- ทรัพยากรภายในเพื่อดูแลการมีส่วนร่วม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์กรเอาท์ซอร์สมีทรัพยากรเกี่ยวกับพนักงานพร้อมเวลาที่อุทิศตนเพื่อดูแลและจัดการความสัมพันธ์อย่างมีประสิทธิภาพ ฟังก์ชันการเจรจาต่อรองและการจัดการผู้ขายเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ในโลกแห่งความเป็นจริง องค์กรที่ว่าจ้างโครงการภายนอกต้องเข้ามาดูแลและรับผิดชอบงานหมั้นทั้งหมดอยู่บ่อยครั้ง ไปจนถึงข้อกำหนดด้านการทำงาน
- ข้อกำหนดการทำงานโดยรวม ในการมุ่งเน้นไปที่โครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ต้องใช้ความเข้าใจอย่างถ่องแท้ในการดำเนินธุรกิจและกลยุทธ์ องค์กรต้องอุทิศเวลาจำนวนมากเพื่อให้มั่นใจว่าข้อกำหนดมีรายละเอียดเพียงพอที่ผู้ขายจะไม่พลาดขั้นตอนธุรกิจเฉพาะหรือข้อกำหนดที่สำคัญต่อภารกิจ
- ความหมายของการย้ายข้อมูลและเอกสารสนับสนุน ในกรณีที่องค์กรกำลังย้ายจากผลิตภัณฑ์หนึ่งไปยังอีกผลิตภัณฑ์หนึ่ง การวิเคราะห์คุณสมบัติและการทำงานของระบบใหม่ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน โดยระบุช่องว่างระหว่างทั้งสอง นี่เป็นจุดที่ล้มเหลวบ่อยครั้ง หลายองค์กรเชื่อว่าผู้รับเหมาช่วงจะตรวจสอบระบบปัจจุบันอย่างละเอียด จัดทำเอกสารสิ่งที่จะโอนย้ายและสิ่งที่จะไม่โอนย้าย การวิเคราะห์คุณลักษณะและความสามารถอย่างรอบคอบควรดำเนินการโดยองค์กรเอาท์ซอร์สก่อนที่จะมีการลงนามในสัญญา น่าแปลกใจที่แม้สำหรับโซลูชันที่ทำซ้ำได้ ผู้ขายมักไม่มีเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ที่ครอบคลุม ซึ่งจะช่วยในการวิเคราะห์นี้ได้อย่างแน่นอน
- ต้นทุนการเป็นเจ้าของและผลกระทบภายในอย่างต่อเนื่องสำหรับการจัดบริการจากภายนอก ตรวจสอบต้นทุนรวมของการเป็นเจ้าของอย่างรอบคอบเพื่อรวมการสนับสนุนภายในที่คาดไว้และความต้องการการดูแลกรณีที่เลวร้ายที่สุด อย่าลืมคำนึงถึงการประหยัดต้นทุนที่เกิดขึ้นจากการปรับปรุงระบบและการดำเนินงานอัตโนมัติ ตลอดจนการเพิ่มรายได้ที่ได้รับจากการพัฒนาระบบเพื่อเพิ่มตำแหน่งและทำการตลาดให้กับองค์กรของคุณ
- วิธีการจัดการโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ขายที่ได้รับเลือกมีวิธีการจัดการโครงการที่สมบูรณ์และได้แสดงประสบการณ์ในการใช้วิธีการนี้ สิ่งนี้จะมีความสำคัญอย่างยิ่งในช่วงข้อกำหนดและขั้นตอนการออกแบบ การอ้างอิงของลูกค้าอาจสามารถอธิบายความสัมพันธ์ในแต่ละวันและวิธีการส่งมอบโครงการ
- ความเข้าใจในเป้าหมายของธุรกิจและโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการที่เลือกมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับธุรกิจขององค์กรและเป้าหมายโครงการ แม้ว่าโซลูชันที่นำเสนอจะตรงกับความต้องการของคุณก็ตาม อย่าคิดว่าพวกเขาไม่จำเป็นต้องรู้กฎทางธุรกิจและความแตกต่างขององค์กร
- คำแนะนำในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ สำหรับความพยายามด้านไอทีเชิงกลยุทธ์และการเปลี่ยนแปลง อย่าคาดหวังว่าร้านพัฒนาจะสามารถให้คำแนะนำในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจได้ หากนี่คือสิ่งที่คุณต้องการ ให้เข้าสู่กระบวนการคัดเลือกโดยระบุความต้องการของคุณว่าเป็นกระบวนการทางธุรกิจและการว่าจ้างจากภายนอก
- อนาคตที่มองไปข้างหน้าและความสามารถในการปรับขนาด สำหรับความพยายามในการพัฒนาเชิงกลยุทธ์ นอกเหนือจากการบรรลุผลสำเร็จของโครงการที่ใกล้เข้ามาแล้ว ผู้ขายในอุดมคติควรมีทักษะสูงในการวางแผนอนาคต สร้างระบบที่สามารถปรับขนาดได้ ในขณะเดียวกันก็แจ้งให้ลูกค้าทราบทุกครั้งที่มีอุปสรรคบนท้องถนน
ด้วยผู้ให้บริการที่คัดสรรมาอย่างดีและความคาดหวังที่เป็นจริง การเอาท์ซอร์สจะส่งผลให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลเพิ่มขึ้นอย่างมาก แต่อย่าลืมว่าความต้องการที่เป็นไปได้ที่แตกต่างกันเพื่อให้โครงการเหล่านี้ประสบความสำเร็จ สินค้าโภคภัณฑ์และการบริการทางยุทธวิธีมักเป็นพื้นที่ที่ต้องการการควบคุมดูแลน้อยกว่า ในขณะที่โครงการเทคโนโลยีสารสนเทศมักเกี่ยวข้องกับตัวแปรมากมาย ความคิดฟ้าแลบ และความต้องการเพิ่มเติมสำหรับการทำงานร่วมกันและความเข้าใจซึ่งกันและกัน เป็นผลให้โครงการเหล่านี้ต้องการให้องค์กรภายนอกยังคงอุทิศความเชี่ยวชาญภายในที่สำคัญให้กับการมีส่วนร่วม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตัดสินใจว่าจ้างบุคคลภายนอกของคุณคำนึงถึงปัจจัยเหล่านี้ทั้งหมด เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังตัดสินใจเรื่องต้นทุนและผลประโยชน์อย่างเหมาะสมจากมุมมองของการใช้ทรัพยากรภายใน การประหยัดต้นทุนที่แท้จริง การปกป้องความได้เปรียบทางเทคโนโลยีและการแข่งขัน และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับและ โอกาสสูงสุดในการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจและการเงินของบริษัทของคุณ