คุณเคยสังเกตไหมว่ายิ่งตารางงานแน่นเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งทำสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น การทำงานแบบประชดประชันอย่างหนึ่งคือคนที่ยุ่งที่สุดดูเหมือนจะมีประสิทธิผลมากที่สุด ปัญหาของความเป็นจริงนี้คือมันชี้ให้เห็นว่าคนที่มีประสิทธิผลมากที่สุดคือคนที่ทำงานมากที่สุด และนี่ไม่ใช่เรื่องจริง
ในความเป็นจริง การทำงานมากเกินไปอาจไม่ดีต่อสุขภาพ ไม่ฉลาด และไม่เกิดผลอย่างมาก ความเข้าใจผิดในหลักการทำงานเบื้องหลังความสัมพันธ์ระหว่างการขาดแคลนเวลาและประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งทำให้เกิดความเครียด การทำงานหนักเกินไป และการขาดประสิทธิภาพ
คุณเห็นไหม ไม่ใช่คนที่ทำงานมากขึ้นที่ใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด คนที่ใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดคือคนที่ทำสำเร็จได้มากกว่า และคนที่ใช้เวลาสูงสุดก็ทำงานน้อยลง ดังนั้น คนที่มีประสิทธิผลมากที่สุดคือคนที่กำหนดเวลาการทำงานให้แน่นขึ้น ทำงานให้เสร็จได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง และมีเวลาเหลือสำหรับพักผ่อน ผ่อนคลาย และทำให้กระปรี้กระเปร่า
นี่คือหลักการของประสิทธิภาพ หลักการนี้ต้องใช้อะไรบ้าง? ต่อไปนี้คือห้าขั้นตอนในการสร้างประสิทธิภาพที่ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่รู้สึกดีที่สุด
ขั้นตอนที่ 1: ระบุรูปแบบที่มีประสิทธิภาพที่สุดของคุณ
ขั้นตอนแรกคือการระบุรูปแบบที่มีประสิทธิภาพสูงสุดของคุณ คุณเป็นคนตื่นเช้าหรือชอบนอนดึก? คุณทำงานที่มีสมาธิมากที่สุดก่อนหรือหลังอาหารกลางวัน? เมื่อใดที่ความคิดของคุณลื่นไหลจริง ๆ และเมื่อใดที่คุณมีแนวโน้มที่จะช้าลง การรู้จังหวะภายในของคุณเป็นวิธีหนึ่งในการควบคุมพลังงานของคุณ
เมื่อกำหนดจังหวะได้แล้วจึงค่อยจัดตารางเวลาให้ลงตัว ตัวอย่างเช่น คนที่ตื่นเช้าอาจใช้เวลาช่วงเช้าในสำนักงานของเธอเพื่อมุ่งความสนใจไปที่โครงการที่ต้องการความสนใจของเธออย่างเต็มที่ ประหยัดเวลาในช่วงบ่ายเมื่อพลังงานของเธอลดลง เพื่อการประชุมที่เสียภาษีน้อยลงและกิจกรรมที่มีลำดับความสำคัญต่ำกว่า นกฮูกกลางคืนที่พบว่ามันยากที่จะเคลื่อนไหวในตอนเช้าอาจชอบทำโปรเจกต์ของทีมในช่วงเช้าตรู่ เมื่อเขาได้รับพลังจากเพื่อนร่วมงาน และเก็บเวลายามบ่ายซึ่งเป็นเวลาที่จิตใจของเขายุ่งมากที่สุดเพื่อเข้าร่วมรายการ ที่ต้องการสมาธิที่เข้มข้นขึ้น
การระบุรูปแบบที่มีประสิทธิภาพสูงสุดของคุณยังใช้กับกิจกรรมที่กระตุ้นพลังงานของคุณ เช่น การนอนหลับ การออกกำลังกาย และความสนุกสนาน เช่นเดียวกับที่คุณสามารถวางแผนกิจกรรมการทำงานโดยใช้พลังงานธรรมชาติของคุณ คุณก็สามารถวางแผนกิจกรรมยามว่างของคุณเพื่อให้พวกเขาคืนค่าพลังงานให้กับคุณมากที่สุด คุณออกกำลังกายเพื่อไปต่อและเติมพลังหรือไม่? จากนั้นการออกกำลังกายของคุณจะมีประสิทธิภาพสูงสุดในตอนเช้า หรือคุณออกกำลังกายเพื่อผ่อนคลายและลดความเครียด? หลังเลิกงานอาจเป็นเวลาไปยิม ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถกำหนดเวลาและจำนวนการนอนหลับที่คุณต้องการได้ เช่นเดียวกับความสนุกแบบใดที่ทำให้คุณมีความสุขและพึงพอใจมากที่สุด กิจกรรมเหล่านี้นอกจากจะเพิ่มคุณภาพชีวิตโดยรวมของคุณแล้ว ยังเพิ่มพลังงานของคุณ ทำให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ขั้นตอนที่ 2: จัดทำแผนที่อุดมคติ
เมื่อระบุรูปแบบที่มีประสิทธิภาพที่สุดของคุณแล้ว ตอนนี้คุณสามารถวางแผนวันของคุณเกี่ยวกับรูปแบบเหล่านั้นเพื่อให้พลังงานทำงานแทนคุณได้
เริ่มด้วยการใช้หน้าปฏิทินรายวันเปล่าๆ อาจเป็นสำเนาหน้าจากสมุดวางแผนที่คุณยังไม่ได้ใช้
เขียนกิจกรรมทั้งหมดที่คุณมักทำหรือต้องการทำในหนึ่งวันลงบนกระดาษเปล่าแยกต่างหาก จัดลำดับความสำคัญของรายการ จากนั้นในหน้าปฏิทินที่ว่างเปล่า ให้ร่างกิจกรรมเพื่อสร้างวันที่จะเป็นวันในอุดมคติอย่างแท้จริงสำหรับคุณ หากคุณสามารถทำทุกอย่างที่ต้องใช้ความสนใจ ทำให้คุณรู้สึกสมบูรณ์ และช่วยให้คุณมีความสุขกับชีวิต
คุณจะพบว่ากิจกรรมทั้งหมดไม่เหมาะสม นี่คือสิ่งที่คุณต้องการค้นพบ การทำให้แน่ใจว่าสิ่งที่สำคัญที่สุดเสร็จก่อน รับรองว่าคุณจะได้ใช้เวลาไปกับสิ่งที่ถูกต้อง ทุกสิ่งทุกอย่างจำเป็นต้องพอดีกับสิ่งเหล่านั้น นี่คือที่มาของส่วนประสิทธิภาพ: สิ่งที่สำคัญน้อยกว่าต้องพอดีกับเวลาที่น้อยลง บางทีคุณอาจระบุบางสิ่งที่คุณใช้เวลากับสิ่งนั้นซึ่งไม่เข้ากับตารางเวลาของคุณอีกต่อไป ถึงเวลาแล้วที่จะปล่อยสิ่งเหล่านั้นไป ไม่ว่าจะเป็นการมอบหมายงาน ค้นหาระบบใหม่เพื่อให้เสร็จเร็วขึ้น หรือตัดสินใจว่าไม่จำเป็นต้องทำเลย
แบบฝึกหัดนี้สามารถใช้เพื่อกำหนดวันประเภทต่างๆ ในตารางเวลาของคุณ หรือใช้สร้างรูปแบบสัปดาห์ เดือน หรือแม้แต่ปีในอุดมคติ ขึ้นอยู่กับลักษณะงานของคุณ ยิ่งคุณเข้าใจว่าอะไรคือกำหนดการที่เหมาะสำหรับคุณ คุณก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อคุณลบกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องและวางแผนปฏิทินของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่สำคัญที่สุด
ขั้นตอนที่ 3: ทำให้เป็นจริง
ถึงเวลาเอาจริงเอาจังกันแล้ว ในขั้นตอนนี้ คุณจะโอนกำหนดการที่คุณวาดจากอุดมคติที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นไปยังปฏิทินจริงของคุณ ในวันที่จะมาถึง ให้วางแผนกิจกรรมในแผนของคุณในลักษณะที่ใกล้เคียงกับสิ่งที่คุณอยากเห็นมากที่สุด
ในตอนแรก ปฏิทินปัจจุบันของคุณอาจมีความสัมพันธ์เพียงเล็กน้อยกับอุดมคติที่คุณวาดไว้อย่างกล้าหาญ อย่างไรก็ตาม ในขณะที่คุณวางแผนต่อไปในอนาคต คุณจะพบว่ามันง่ายขึ้นที่จะตัดสินใจล่วงหน้าว่ากิจกรรมใดจะเกิดขึ้นเมื่อใด บางทีการประชุมสายอาจทำให้คุณไม่สามารถไปยิมในเย็นวันพรุ่งนี้ได้ตามที่คุณต้องการ อย่างไรก็ตาม หากคุณจัดตารางการเดินทางไปเล่นโยคะ 2-3 ครั้งในสัปดาห์หน้า คุณจะสามารถจัดการประชุมใหม่ๆ ตามตารางเวลาที่คุณต้องการได้
เคล็ดลับบางประการในการนับขั้นตอนนี้:
- ใส่ความมุ่งมั่นของคุณให้กับตัวเองเป็นหมึก คุณจะมีแนวโน้มที่จะยกเลิกด้วยตัวเองน้อยกว่าการที่คุณสามารถลบสิ่งที่คุณเขียนได้
- พิจารณาว่ากิจกรรมของคุณเป็นการนัดหมาย หากคุณมีนัดในเช้าวันอังคารเพื่อทำงานนำเสนอขนาดใหญ่ ปฏิทินของคุณจะถูกจองแล้ว ไม่ว่าการนัดหมายของคุณจะอยู่กับตัวคุณเองก็มีความสำคัญพอๆ กับการประชุมกับลูกค้าจริงๆ ที่จะนำเสนองานให้ในท้ายที่สุด
- สื่อสาร สื่อสาร สื่อสาร ผู้คนจะเคารพในสิ่งที่คุณบอกพวกเขาว่าคุณต้องการอะไรเมื่อจุดประสงค์คือทำให้ดีที่สุด บอกให้พวกเขารู้ว่าคุณต้องการพบเวลา 9.00 น. แทนที่จะเป็น 03.30 น. เพราะคุณจะสดชื่นขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการให้บริการทุกคนในระยะยาว แม้ว่าจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของคุณก็ตาม
- ติดปืนของคุณ ความซื่อสัตย์ของคุณ ไม่ต้องพูดถึงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ เป็นเดิมพันเมื่อคุณถูกขอให้เปลี่ยนแผนเพื่อความสะดวกของคนอื่น ทำตามตารางเวลาของคุณให้มากที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้ บางวันจะมีความท้าทายมากกว่าวันอื่นๆ และนั่นคือวันที่ประสิทธิภาพของคุณน่าจะได้รับผลตอบแทนมากที่สุด
ขั้นตอนที่ 4: ประเมินสถานการณ์ (เปรียบเทียบอุดมคติกับของจริง)
เมื่อคุณทำปฏิทินเสร็จแล้ว ลองดูสิ่งที่คุณสร้างอีกครั้ง ความเป็นจริงของคุณห่างไกลจากอุดมคตินี้แค่ไหน? และต้องใช้อะไรบ้างเพื่อให้อุดมคติกลายเป็นความจริงของคุณ? การประเมินสถานการณ์ด้วยวิธีนี้จะช่วยให้คุณดำเนินการไปสู่วิถีชีวิตที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น
เป็นที่ยอมรับว่ากระบวนการนี้อาจเป็นเรื่องที่น่าหวาดหวั่น มันยากที่จะไปถึงที่นั่นและยากที่จะอยู่ที่นั่นเพราะชีวิตเข้ามาขวางทาง
ตัวอย่างเช่น วันในอุดมคติของคุณคือการออกไปเดินเล่นทุกเช้าก่อนรับประทานอาหารเช้า แต่คุณลุกจากเตียงได้ยากสำหรับโอกาสนี้ แม้ว่าคุณจะรู้ว่าคุณจะรู้สึกดีขึ้นถ้าทำได้
หรือบางทีคุณอาจรู้ว่าคุณทำได้ดีที่สุดเมื่อคุณใช้เวลาตลอดทั้งคืนที่บ้านกับคนที่คุณรัก ไม่ได้ทำธุระหรือเข้าประชุมสาย แต่คุณมีการประชุมและภาระหน้าที่ในช่วงเย็น ดังนั้นคุณจึงพบว่าตัวเองไปไม่ถึงอุดมคติของคุณ
ใช้ทุกวันเป็นโอกาสในการเรียนรู้และขยับเข้าใกล้ตารางเวลาที่จะทำให้คุณทำได้ดีที่สุด ในตอนท้ายของทุกวัน ให้ถามตัวเองด้วยคำถามง่ายๆ สามข้อ: อะไรที่เป็นไปด้วยดี หรือฉันจะรักษาตารางเวลาที่ตั้งไว้ได้อย่างไร มีอะไรไม่ดีหรืออะไรทำให้ฉันออกนอกลู่นอกทาง? ฉันต้องการอะไรเปลี่ยนแปลงหรือทำสิ่งที่แตกต่างออกไปในวันพรุ่งนี้? การพยายามสร้างตารางเวลาในแต่ละวันให้มีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แล้วจึงประเมินผลลัพธ์ทุกเย็น คุณกำลังฝึกทำกิจวัตรประจำวันที่จะรู้สึกเป็นธรรมชาติและง่ายดายในไม่ช้า เมื่อคุณทำเช่นนั้น คุณจะรู้สึกสบายใจในชีวิตของคุณเอง และคุณจะไม่รู้สึกตึงเครียด รู้สึกผิด หรือความเครียดที่เป็นผลเมื่อคุณทำงานหนักเกินไป เก็บภาษีมากเกินไป และเหนื่อยมากเกินไป
ขั้นตอนที่ 5: ไปง่าย ๆ ด้วยตัวคุณเอง
เมื่อคุณนำแผนของคุณไปใช้จริง อย่าลืมว่าตารางเวลาในอุดมคติของคุณคือ: ในอุดมคติ. เป็นสิ่งที่ต้องพยายามและเข้าใกล้ให้ได้มากที่สุด นี่ไม่เกี่ยวกับความสมบูรณ์แบบ มันไม่มีประโยชน์และไม่มีประโยชน์เลยที่จะตั้งอุดมคติที่ไม่มีทางบรรลุได้ แล้วต่อว่าตัวเองที่ทำไม่ได้ กุญแจสำคัญคือการจดจำสิ่งที่เหมาะที่สุด นั่นคือ การช่วยให้คุณเลือกกิจกรรมอย่างรอบคอบโดยพิจารณาจากสิ่งที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดสำหรับคุณ
การทำงานกับปฏิทินของคุณด้วยวิธีนี้เป็นกุญแจสู่ประสิทธิภาพ บ่อยครั้งที่เราตกเป็นทาสของตารางเวลาแทนที่จะสร้างตารางเวลาที่เหมาะกับเรา ด้วยการระบุรูปแบบที่มีประสิทธิภาพที่สุดของคุณ ร่างแผนที่อุดมคติของคุณ ทำให้เป็นจริง ประเมินสถานการณ์ และทำตัวเองให้ง่ายขึ้นเมื่อคุณวางแผนเข้าที่ คุณสามารถกระชับตารางเวลาของคุณและกลายเป็นตัวคุณที่มีประสิทธิผลมากที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุด