หลายคนรู้สึกว่าเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง พวกเขาต้องยุ่งตลอดเวลา ต้องย้ายจากสิ่งหนึ่งไปอีกสิ่งหนึ่งตลอดเวลา คนเหล่านี้พยายามอย่างต่อเนื่องที่จะไม่เสียเวลาแม้แต่ช่วงเดียวในแต่ละวัน
ความเป็นจริง? ประสิทธิภาพการทำงานนั้นเกี่ยวกับจังหวะมากกว่าการเคลื่อนไหวตลอดเวลา เช่นเดียวกับที่นักกีฬาและนักแสดงชั้นนำต้องหาจังหวะส่วนตัว ดังนั้นคุณในฐานะมืออาชีพในสายงานของคุณ ต้องหาจังหวะที่เหมาะสมสำหรับการใช้ชีวิตในแต่ละวันของคุณ ให้ฉันแบ่งปันเคล็ดลับประสิทธิภาพการประหยัดเวลากับคุณ
สิ่งสำคัญคือต้องเผื่อเวลาบัฟเฟอร์ระหว่างการนัดหมายที่คุณมี หากเราได้เรียนรู้อะไรจากสังคมที่เน้นเทคโนโลยีในช่วง 10 ปีที่ผ่านมา ก็จะต้องพบกับสิ่งที่ไม่คาดฝัน จะมีการขัดจังหวะตารางของคุณเสมอ – การโทรศัพท์ฉุกเฉิน เพื่อนร่วมงานที่ไม่คาดคิด เด็กที่โรงเรียนที่ป่วยกระทันหัน จะมีคนโทรมาถามหาอยู่เสมอ หากเราไม่สร้างพื้นที่ในตารางเวลาของเราเพื่อจัดการกับสิ่งรบกวนเหล่านี้ เราจะสลับงานตลอดเวลา สลับกันไปมาระหว่างงาน แทนที่จะให้ความสนใจเต็มที่กับงานแต่ละอย่างที่ควรได้รับ
ในแต่ละวันที่ฉันพบกับลูกค้า ฉันกำหนดเวลา 30 นาทีในการพักระหว่างการนัดหมายแต่ละชั่วโมง เสียงนั้นมากเกินไปหรือไม่? ฉันใช้เวลา 30 นาทีนั้นกับสิ่งต่างๆ มากมาย:
o ฉันเขียนตามคำบอกจากการประชุมครั้งก่อน สิ่งนี้ช่วยให้ทั้งตัวฉันและลูกค้าทบทวนสิ่งที่เราคุยกัน
o ฉันให้เวลาตัวเองในการ “ปิดไฟ” จากการประชุม เพียงแค่สามารถผ่อนคลายสักครู่ก็สามารถหลีกเลี่ยงความรู้สึกเหนื่อยหน่ายได้
o ฉันให้เวลาตัวเองในการรับโทรศัพท์ที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม การโทรจะเกิดขึ้นเสมอ และพื้นที่พิเศษทำให้ฉันมีเวลาตอบกลับได้ทันท่วงที
o ฉันให้เวลากับตัวเองเพื่อ “เพิ่มพลัง” สำหรับการประชุมครั้งต่อไป ฉันเตรียมบันทึกของฉัน ตรวจดูไฟล์สำคัญต่างๆ และเตรียมตัวเองให้พร้อมสำหรับความต้องการเฉพาะของลูกค้ารายต่อไป
คุณจะหาจังหวะที่ไม่เหมือนใครสำหรับวันของคุณได้อย่างไร?
ขั้นแรก ทำความเข้าใจว่าการสลับงานที่รุนแรงต้องใช้เวลามากขึ้น หากคุณเปลี่ยนจากอีเมลหนึ่งไปยังอีกอีเมลหนึ่ง จำนวนค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนอาจเป็นเพียงวินาทีเดียว แต่ถ้าคุณเปลี่ยนจากการทำงานกับโซลูชันการออกแบบที่สร้างสรรค์มาเป็นการตอบสนองต่อตัวเลขทางการเงิน จะเป็นการสลับที่ยากมากและมีค่าใช้จ่ายสูง เพราะทั้งสองอย่างนี้ไม่เกี่ยวข้องกันเลย ให้เวลาสมองของคุณทำการเปลี่ยนแปลงโดยสร้างเวลาบัฟเฟอร์เพิ่มเติม
ประการที่สอง พิจารณาว่าคุณมีแนวโน้มที่จะถูกขัดจังหวะบ่อยเพียงใด ยิ่งมีโอกาสถูกขัดจังหวะมากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งต้องเพิ่มระยะเวลาบัฟเฟอร์ระหว่างการนัดหมายมากขึ้นเท่านั้น กำหนดเวลาที่ไม่คาดคิดโดยเว้นเวลาบัฟเฟอร์ระหว่างการนัดหมายและงาน เปิดโอกาสให้ตัวเองรับโทรศัพท์ ตอบอีเมล และตอบคำถามจากเพื่อนร่วมงาน
ประการที่สาม พิจารณาจังหวะของธุรกิจของคุณ ธุรกิจบางแห่งมี “ชั่วโมงทำเงิน” ซึ่งเป็นช่วงเวลาของวันที่มีแนวโน้มว่ายอดขายจะเกิดขึ้นมากที่สุด ธุรกิจอื่นๆ เช่น ร้านซ่อมรถยนต์หรือร้านทำผม มี “ชั่วโมงหยุดชะงัก” เมื่อลูกค้ามักจะเดินเข้ามาโดยไม่ได้แจ้งล่วงหน้าว่าต้องการอะไร ให้ความสนใจกับกระแสงานในธุรกิจของคุณ ปล่อยให้ตัวเองมีพื้นที่มากขึ้นในช่วงเวลาที่มีการขัดจังหวะมากขึ้น อย่าลืมกำหนดเวลา “การนัดหมายเงิน” ในช่วงเวลารับเงิน
สุดท้าย ระวังจังหวะทางสรีรวิทยาที่เป็นเอกลักษณ์ของคุณ แต่ละคนมีสายที่แตกต่างกันไปตามวัฏจักรของวัน โดยส่วนตัวเป็นคนตื่นเช้า ชั่วโมงที่มีประสิทธิภาพสูงสุดของฉันในการประมวลผลอีเมลและปฏิบัติงานคือก่อนเที่ยงวัน ดังนั้นฉันจึงทำงานในโครงการหรือจัดการการประมวลผลในตอนเช้าและเลื่อนการประชุมที่มีโครงสร้างมากขึ้นไปจนถึงช่วงบ่ายให้มากที่สุด ตระหนักว่าร่างกายของคุณตอบสนองต่อความก้าวหน้าของวันอย่างไร และจัดตารางงานให้สอดคล้องกัน