ทางออกหนึ่งในช่วงเวลาที่เศรษฐกิจฝืดเคืองคือ “ทำอะไรได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง” นั่นคือสิ่งที่เกี่ยวกับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน พวกเขาเคยเรียกมันว่า และด้วยเงินที่น้อยลง ผู้จัดการจึงมองหาการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเพื่อช่วยให้พวกเขารับมือได้
คำถาม
คุณอยากให้พนักงาน 20 คนผลิต “วิดเจ็ต” 1,000 รายการต่อวัน หรือพนักงาน 10 คนผลิต 750 รายการมากกว่ากัน คำตอบค่อนข้างชัดเจน ในขณะที่พนักงาน 20 คนกำลังผลิต 50 หน่วยต่อคน พนักงาน 10 คนทำผลงานได้ 75 หน่วย ซึ่งมากกว่านั้นถึง 50%! นี่อาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างการขาดทุนและการทำกำไร ระหว่างความอยู่รอดและความล้มเหลว
สูตร
สูตรการเพิ่มผลผลิตเป็นสูตรง่ายๆ:P=O/I. ผลผลิต = ผลผลิตหารด้วยอินพุต ยิ่งต้องใช้ปัจจัยการผลิตมากเท่าใด ผลผลิตก็จะยิ่งลดลงเท่านั้น ในทางกลับกัน ผลผลิตที่มากขึ้นจากอินพุตที่เท่าเดิมหรือที่ต่ำกว่าจะส่งผลให้มีผลผลิตมากขึ้น
การวัด
กุญแจดอกแรกในการเพิ่มประสิทธิภาพคือการวัดผล ผู้จัดการต้องรู้ว่าพนักงานกำลังทำอะไร พวกเขาควรจะผลิตอะไร? เป็นที่ยอมรับว่าสิ่งนี้อาจยากกว่าที่คิด พนักงานผลิตบางสิ่งบางอย่าง เป็นรายงาน, ติดต่อลูกค้า, โทรแจ้งบริการ, ขายสินค้า ฯลฯ หรือไม่? บ่อยครั้งเป็นผล/สิ่งที่ส่งมอบได้หลายอย่าง กำหนดผลลัพธ์พื้นฐานสำหรับพนักงานแต่ละคน สิ่งนี้จะต้องมีการวิเคราะห์และความคิด เนื่องจากสิ่งที่พนักงานกำลังผลิตอาจไม่ใช่สิ่งที่พวกเขาควรจะผลิต
มาตรฐาน
กุญแจดอกที่สองคือการสร้าง “มาตรฐาน” เมื่อเรารู้แล้วว่าพนักงานควรผลิตอะไร ควรผลิตเท่าไร และกรอบเวลาใด การสร้างมาตรฐานเป็นสิ่งสำคัญและจะช่วยให้สามารถควบคุมและประเมินผลได้
การเปรียบเทียบ
คุณสามารถเปรียบเทียบสิ่งที่พนักงานของคุณทำกับสิ่งที่พนักงานคนอื่นทำในบริษัทที่คล้ายคลึงกันในอุตสาหกรรมของคุณได้หรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น งานของคุณก็จะง่ายขึ้น คุณจะสามารถเปรียบเทียบ ปัจจัยนี้เพียงอย่างเดียวจะให้ความเป็นกลางแก่กระบวนการ บางครั้งรายงานเหล่านี้จะครอบคลุมงานบางประเภทเท่านั้น และไม่ได้คำนึงถึงปัจจัยเฉพาะทั้งหมดของสภาพแวดล้อมเฉพาะของคุณ ในกรณีใด ๆ จะต้องมีการปรับเปลี่ยน อย่างไรก็ตาม คุณจะมีจุดเริ่มต้นที่มีความหมายสำหรับส่วนนี้ของการวิเคราะห์ของคุณ และการเปรียบเทียบในอุตสาหกรรมจะเป็นประโยชน์ในการจัดการกับพนักงาน
การประเมิน
ข้อมูลที่คุณรักษาความปลอดภัยไว้จะต้องได้รับการวิเคราะห์ การปรับเปลี่ยนเกณฑ์ การวัด มาตรฐาน ขั้นตอนการรวบรวมข้อมูลและการรายงานเป็นสิ่งที่จำเป็น หากผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามที่คุณคาดหวังหรือต้องการ และไม่สามารถอธิบายได้อย่างเพียงพอจากความบกพร่องของระบบหรือความยุ่งยากในการวัด คุณต้องดำเนินการ ตัวอย่างเช่น หากพนักงานของคุณต่ำกว่าค่าเฉลี่ยอุตสาหกรรม 15% เพราะเหตุใด ถ้าพวกเขาสูงกว่า 20 เปอร์เซ็นต์ ทำไม? ถ้าพวกเขา “ถูกต้อง” ทำไม? การวิเคราะห์ของคุณควรรวมถึงสิ่งที่คุณอาจทำ “ถูกต้อง” รวมถึงส่วนที่เรียกร้องให้ปรับปรุง
เป้าหมายการปรับปรุง
เมื่อระบบตรวจสอบของคุณพร้อมทำงาน และคุณพอใจที่คุณวัดสิ่งที่ถูกต้อง วัดได้อย่างแม่นยำ และคุณมีความสามารถอย่างต่อเนื่องในการทำเช่นนี้ ก็ถึงเวลาพิจารณาเป้าหมายการปรับปรุง แนวคิดของ “การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง” ขึ้นอยู่กับสมมติฐานที่ว่า “ไม่มีอะไรสมบูรณ์แบบ” และมีพื้นที่สำหรับการปรับปรุงอยู่เสมอ คุณจะต้องกำหนดเป้าหมายในระดับปานกลาง เป็นไปได้จริง และบรรลุผลได้ จดจำเกณฑ์การตั้งเป้าหมาย SMART เป้าหมายจะต้อง:สเฉพาะเจาะจง มง่าย, กยึดได้, รเหมือนจริงและ ตทันที
ความสม่ำเสมอ
คุณยังไม่เสร็จ องค์กรที่ประสบความสำเร็จไม่เพียงแต่ดำเนินการตามขั้นตอนข้างต้นเท่านั้น แต่ยังใช้หลักการ เทคนิค ขั้นตอน การวิเคราะห์ และกระบวนการเหล่านี้อย่างต่อเนื่องโดยมีเป้าหมายเพื่อสร้างองค์กรที่มีประสิทธิผลมากขึ้น
อย่าลืมคุณภาพ
ใช่ ผลผลิตเป็นสิ่งสำคัญ แต่ไม่ต้องแลกกับคุณภาพ สามารถใช้ทางลัดได้ ปรับปรุงกระบวนการ สร้าง “วิดเจ็ต” ได้มากขึ้น แต่ต้องรักษามาตรฐานคุณภาพไว้
ชื่อเสียงในด้านคุณภาพต่ำจะลบล้างประสิทธิภาพด้านต้นทุนที่เกิดขึ้นจากการเพิ่มผลิตภาพได้อย่างรวดเร็ว
เหตุใดสิ่งนี้จึงสำคัญ
การปรับปรุงประสิทธิภาพอาจมีความสำคัญในเวลานี้มากกว่าจุดใดๆ ในประวัติศาสตร์ที่ผ่านมา สภาพเศรษฐกิจในปัจจุบันจำเป็นต้องลดต้นทุนเพื่อรักษาความสามารถในการทำกำไร อย่างไรก็ตาม หลายบริษัทกำลังใช้วิธี “ขวานเนื้อ” ในการแก้ปัญหา พวกเขากำลังตัดบัญชีเงินเดือนด้วยการเลิกจ้างพนักงาน แน่นอนว่าวิธีนี้ช่วยลดต้นทุนได้ แต่หากไม่มีวิธีการที่มีระเบียบแบบแผนกว่านี้ กำไรที่ยาวนานอาจพิสูจน์ได้ยาก
เวลาที่ยากลำบากต้องใช้มาตรการที่เข้มงวด แต่การจัดการประสิทธิภาพเป็นเพียงแนวปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีซึ่งมีความสำคัญมากกว่าที่เคย
ลิขสิทธิ์ ©, 2008, ดร. เบน เอ. คาร์ลเซ่น, MBA. สงวนลิขสิทธิ์ทั่วโลกสำหรับสื่อทั้งหมด คุณสามารถพิมพ์บทความนี้ซ้ำใน ezine, จดหมายข่าว, หนังสือพิมพ์, นิตยสาร, เว็บไซต์, ฯลฯ ของคุณ ตราบใดที่คุณปล่อยลิงก์ทั้งหมดที่ใช้งานอยู่, ไม่แก้ไขบทความไม่ว่าด้วยวิธีใดก็ตาม, ปล่อยให้ชื่อของฉันและกล่องประวัติยังคงอยู่ และคุณปฏิบัติตาม ข้อกำหนดในการให้บริการทั้งหมดของ EzineArticles สำหรับผู้เผยแพร่