การประชุมทางโทรศัพท์ที่มีประสิทธิภาพก็เหมือนกับการประชุมอื่น ๆ คือต้องเป็นมืออาชีพและเคารพเวลาของผู้เข้าร่วม จำเป็นต้องมีการเตรียมการที่ดี ดำเนินการอย่างมั่นคง และติดตามผลอย่างทันท่วงที
ในอดีต การประชุมทางเสียงต้องจัดตามข้อจำกัดของเทคโนโลยีการประชุมทางโทรศัพท์ Ma Bell ดั้งเดิมเพียงแค่ให้หมายเลขโทรเข้าและ PIN แก่คุณ และบิลก็มาถึงในอีกหนึ่งเดือนต่อมา คุณอยู่คนเดียวสำหรับแง่มุมอื่น ๆ ขององค์กรในการโทรของคุณ ซึ่งหมายความว่ามีการประชุมทางเสียง เสมอ ยุ่งยาก.
การประชุมผ่านเว็บ 2.0 เปลี่ยนสนามแข่งขัน
ผู้ให้บริการการประชุมทางโทรศัพท์สายพันธุ์ใหม่กำลังเกิดขึ้นซึ่งเคลื่อนตัวลงสู่สนาม ในขณะที่ก่อนหน้านี้คุณมีบริการเพียง 3 มิติ การประชุมผ่านเว็บ 2.0 ให้บริการอย่างน้อย 16 มิติ
16 มิติของการเพิ่มผลผลิต
แผนภูมิต่อไปนี้แสดงวิธีที่การประชุมทางเสียงผ่านเว็บ 2.0 เพิ่มผลผลิตอย่างน้อย 13 มิติให้กับ 3 มิติของการประชุมทางเสียงแบบเดิมๆ-แบบเดิมๆ ด้วยขนาดที่เพิ่มขึ้นเหล่านี้ที่ปลายนิ้วของคุณ คุณสามารถลดค่าใช้จ่ายทางตรงและทางอ้อมได้พร้อมๆ กัน ในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพการโทรของคุณ โปรดจำไว้ว่า ค่าใช้จ่ายของนาทีการประชุมทางเสียงผ่านเว็บ 2.0 นั้นลดลงเมื่อเทียบกับค่าจ้าง เงินเดือน และสวัสดิการที่เสียไป บวกกับค่าเดินทาง อาหาร และค่าที่พักที่เพิ่มขึ้นจากการเดินทางที่ไม่จำเป็น
Web 2.0 Conference Calling – บริการ 16 มิติ
…เมื่อเทียบกับ 3 มิติของบริการแบบเดิม
ก่อนการโทร
1. ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว
2. หนังสือเชิญ ระเบียบวาระการประชุม และเอกสาร
3. การโทรแบบกลุ่ม
4. ปฏิทินอัตโนมัติ
5. จัดการข้อมูลการโทรเข้า +
6. การประชุมผ่านเว็บ
ในระหว่างการโทร
7. สายตรง
8. ตรวจสอบและจัดการ +
9. การบันทึก
10. การถอดความ
หลังจากที่โทร
11. รายการดำเนินการติดตามผล
12. หมายเลขโทรศัพท์อ้างอิงอย่างรวดเร็ว
13. ประมวลผลการบันทึกและการถอดความ
14. แจกบันทึกการประชุม
15. เครื่องมือเก็บบันทึก +
16. การควบคุมต้นทุน
ตัวเลขประสิทธิภาพของการประชุมทางเสียงผ่านเว็บ 2.0 นั้นน่าสนใจ
เวลาของผู้คนเป็นต้นทุนหลักของการประชุมทางโทรศัพท์ ตัวอย่างเช่น พนักงาน 15 คน @ $25.00 ต่อชั่วโมงสำหรับการโทร 60 นาที มีค่าใช้จ่าย $375.00 หรือ $6.25 ต่อนาที ในอัตรา 10 เซนต์ต่อนาทีต่อผู้เข้าร่วม ค่าใช้จ่ายจริงของการโทรทั้งหมดคือ 90.00 ดอลลาร์ หากการประชุมทางโทรศัพท์นี้เริ่มช้าไปเพียง 15 นาทีเพื่อรอผู้ที่พลัดหลง คุณเสียเงิน 93.75 ดอลลาร์เป็นค่าคน ด้วย Web 2.0 คุณสามารถโทรหาผู้พลัดหลงได้ทันที การใช้คุณสมบัติการโทรสายตรงเพียงอย่างเดียวเพื่อติดต่อกับผู้ที่หลงทางจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายทั้งหมดของการประชุมทางโทรศัพท์!
ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการประชุมทางเสียงผ่านเว็บ 2.0 ไม่ได้หยุดเพียงแค่นั้น
ก่อนการประชุมทางโทรศัพท์
Web 2.0 เปิดโอกาสให้คุณประหยัดเวลาในการจัดการประชุมทางโทรศัพท์ (ดูแผนภูมิที่ 1-5) ในสมัยก่อนคุณจะได้รับ PIN และหมายเลขโทรเข้าจาก Ma Bell บริการ Web 2.0 ช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการตั้งค่าการโทรอย่างมากด้วยฟีเจอร์มากมายสำหรับความเป็นส่วนตัว การจัดตารางเวลา การสื่อสารกับผู้เข้าร่วม ปฏิทิน และตัวช่วยนำเสนอ
ระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์
ในอดีต คุณจ่ายเงินให้โอเปอเรเตอร์รับสาย นวัตกรรมเดียวที่นี่คือคุณได้รับการควบคุมการโทรพื้นฐานเหล่านั้นเพื่อเริ่มต้นจากโทรศัพท์ของคุณ ด้วย Web 2.0 คุณมีคุณลักษณะการโทรใหม่ที่มีประสิทธิภาพ เช่น โทรเลยและการโทรออกเป็นกลุ่ม ซึ่งไม่จำเป็นต้องให้โฮสต์กำหนดเวลาการโทรและส่งรหัส PIN พร้อมกัน นอกจากนี้ ในระหว่างการโทร คุณสามารถเริ่มบันทึกโดยอัตโนมัติ หากจำเป็น และสั่งการถอดเสียงได้ คุณสมบัติเว็บคอนโซลที่มีประสิทธิภาพยังช่วยให้คุณตรวจสอบและควบคุมการโทรจากคอมพิวเตอร์ของคุณได้โดยตรง ในขณะที่ระบบจะจัดการการเชื่อมต่อแบบใช้สาย ไร้สาย และ VoIP ที่มีความซับซ้อนสูงอย่างราบรื่นในเบื้องหลัง ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถดูได้อย่างชัดเจนว่าใครอยู่ในสาย ล็อกผู้เข้าร่วมรายใหม่ และทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีผู้ขัดขวางอยู่
หลังจากการประชุมทางโทรศัพท์
การติดตามที่ดีเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์ที่มีประสิทธิภาพ ย้อนกลับไปในวันนั้น คุณได้รับใบแจ้งหนี้หนึ่งเดือนหรือหลังจากนั้น โดยส่วนการประชุมทางเสียงจะฝังอยู่ในใบเรียกเก็บเงิน นั่นคือขอบเขตของการเรียก “สนับสนุน” ภายหลัง ด้วย Web 2.0 คุณจะได้รับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพมากมายตั้งแต่ข้อมูลประวัติการโทรตามเวลาจริงและรายงานทางอีเมลแบบทันที ไปจนถึงการบันทึก MP3 การถอดความ สเปรดชีตการเรียกเก็บเงิน และรายการโทรเพื่อติดตามผลในทันที
ประโยชน์ 16 มิติ กำลังมาแทนที่ 3 มิติ เหมือนเดิม-เหมือนเดิม
กล่าวโดยย่อ การประชุมทางเสียงผ่านเว็บ 2.0 คือโลกใหม่แห่งการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดย่อมที่ยังไม่มีใครค้นพบ น่าแปลกที่ผู้ใช้การประชุมทางโทรศัพท์แบบ 3 มิติส่วนใหญ่ยังไม่ตื่นไปสู่การประชุมทางเสียง Web 2.0 แบบ 16 มิติ ซึ่งผู้ให้บริการได้ดำเนินการอัตโนมัติและรวมกิจกรรมที่ไม่ได้เชื่อมต่อก่อนหน้านี้จำนวนมากไว้บนเว็บ และตอนนี้วางไว้บนโทรศัพท์มือถือของคุณ
หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม Google “การประชุมทางเสียงผ่านเว็บ 2.0”
ลิขสิทธิ์ 2011 Leader Phone และ Michael McKibben สงวนลิขสิทธิ์.